Чи ми коли-небудь виявляли проблеми у наших файлах, ми показуємо вам усі підказки щодо оптимізації та зменшення розміру книг Excel.

книг

ВИДАЛИТИ НЕОБХІДНІ РОБОЧІ ЛИСТИ

Іноді до робочої книги входять наші дані та кілька порожніх аркушів.

- Видаліть непотрібні аркуші.

Наведіть курсор на потрібний аркуш.

Клацніть правою кнопкою миші/Видалити. Якщо на аркуші є дані, на ньому з’явиться повідомлення про підтвердження.

ВИДАЛИТИ ФОРМАТ КЛІТИНИ

Форматування комірок, наприклад, нанесення кольору фону, додавання меж або зміна стилю шрифту, збільшує розмір файлу.

- Видаліть форматування невикористаних діапазонів комірок. Наприклад, у цілому стовпці або в цілому рядку.

- Об’єднайте в один шрифт, коли ми застосовуємо багато різних шрифтів.

- Оцініть необхідність формату таблиці.

- Оцініть необхідність форматування в зведених таблицях.

- Якщо можливо, перетворіть формули у значення.

Виділіть весь аркуш або бажаний діапазон.

Йти до: Стрічка/вкладка: Головна/Група: Змінення/Видалення/Видалення форматів.

УМОВНИЙ ФОРМАТ

Умовне форматування збільшує розмір файлу, а також є мінливим обчисленням, і коли в електронній таблиці відбуваються будь-які зміни, воно перераховується. Це може призвести до уповільнення робочої книги.

Коли можливо:

- Видаліть непотрібні правила.
- Якщо формат містить формули, оптимізуйте їх.

Йти до: Стрічка/вкладка: Головна/Група: Стилі/Умовне форматування/Керування правилами.

КОМПРЕСОВІ ЗОБРАЖЕННЯ

Коли наша книга включає зображення, ми повинні оптимізувати їх відповідно до місця призначення файлу.

Стискання зображень у Excel також знижує якість, і бажано стискати їх за допомогою програми для редагування фотографій, перш ніж вставляти на аркуш.

Виберіть потрібне зображення.

Йти до: Стрічка/вкладка: Формат (Інструменти зображення)/Налаштування/Стиснення зображень. Він покаже вікно стиснення.

Зніміть прапорець: застосовувати лише до цього зображення.

Поставте прапорець: Видаляйте обрізані області із зображень. У випадку, якщо якесь зображення обрізане.

Йти до: Пункт призначення/Виберіть потрібний тип. Поки оригінальне зображення має високу роздільну здатність.

ПЕРЕВІРИТИ І ВИДАЛИТИ НЕОБХІДНІ СКРИТІ КЛІТИНИ

Приховані комірки також можуть додатково навантажити та збільшити розмір файлу Excel.

- Порожні стовпці. На деяких аркушах стовпець A залишається порожнім, починаючи значення зі стовпця B.

- Порожні рядки. На деяких аркушах рядок 1 залишається порожнім, починаючи значення з рядка 2.

- Мінімізуйте діапазон, що використовується. Excel для економії пам'яті та зменшення розміру файлу зберігає всю область аркуша в одному діапазоні.

Іноді діапазон розширюється вище діапазону даних, наприклад, при використанні Ctrl + End він переміщується до останньої комірки, але це не остання комірка з даними. Подумайте про видалення всіх рядків і стовпців нижче та праворуч від останньої використаної комірки, а потім збережіть книгу.

ПЕРЕВІРТИ ФОРМУЛИ ТА ФУНКЦІЇ

- Мінімізуйте використання формул.

- Видалити кругові посилання. Ітерація вирішення кругових посилань вимагає часу, і якщо ми включаємо багато формул кругових посилань, необхідний час збільшується.

- Уникайте мінливих функцій. Щоразу, коли комірку змінюють, у книзі відбувається новий розрахунок.

- Перепишіть формули, щоб зробити їх ефективнішими. Щоб отримати приріст на 10% за 100, застосовуємо формулу: = 100 * 10/100 (виконуємо 2 операції множення та ділення). Його можна оптимізувати за допомогою одного розрахунку з: = 100 * 0,1, або також = 100 * 10%, або також = 100 * 0,9.

- Вставте підсумки та проміжні підсумки ліворуч або нижче комірок зі значеннями (Посилання зліва та нижче).

- Повні посилання на стовпці. Ми можемо посилатися на всі значення стовпця зі структурою $ A: $ A (стовпець A), що дозволяє додавати скільки завгодно даних.

- У функціях з пошуком даних, спочатку відсортуйте інформацію та, якщо можливо, використовуйте найближчі збіги.

- У функціях з точним збігом даних пошуку, звузити діапазон комірок до мінімуму (наприклад, попередньо обчислити нижню межу діапазону та верхню межу діапазону для пошуку).

- Більше інформації: летючі функції.
- Додаткова інформація: Оптимізуйте формули, аркуші та книги.
- Додаткова інформація: Посилання зліва та нижче у формулах.

ВИЗНАЧЕНІ ІМЕНА

Назви, що стосуються аркушів, комірок та діапазонів, вимагають додаткового часу обчислення.

- Уникайте вкладених імен Імена, що стосуються інших назв.

Йти до: Стрічка/вкладка: Формули/Група: Визначені імена/Диспетчер імен.

ЗОВНІШНІ ПОСИЛАННЯ

- Видаліть із зовнішніх посилань, якщо це не потрібно. шрифти через мережу можуть сповільнити час завантаження.

- Це швидше, ніж пошук і дані на одному аркуші. Використання великої кількості аркушів може зробити вашу книгу простішою у використанні, але, як правило, повільніше переходити до інших аркушів

- Уникайте зв’язків між книгами, коли це можливо. Вони можуть бути повільними, їх легко зламати і не завжди легко знайти та відремонтувати.

АВТОМАТИЧНИЙ РОЗРАХУНОК

Якщо час переривання досить довгий, ми можемо відключити автоматичний розрахунок книги або автоматичний, крім таблиць даних.

Йти до: Стрічка/вкладка: Файл/Параметри. З’явиться вікно параметрів Excel.

Йти до: Формули категорій/Група: Параметри розрахунку/Клацніть на кнопку Параметри вручну. Або бажаний варіант.

Розрахунок можна зробити вручну, натиснувши F9.

ВИКОРИСТАННЯ СТОЛІВ

Структуровані посилання дозволяють нам працювати з даними в таблицях, де посилання на комірки часто змінюються шляхом автоматичного коригування без необхідності переписувати формули, коли додаються або видаляються рядки та стовпці або оновлюються зовнішні дані.

- В Excel 2016 він був оптимізований для необмеженої кількості рядків.

- Таблиці працюють краще, ніж динамічні діапазони та повні посилання на стовпці.

- Дозволяє працювати з кількома таблицями на одному аркуші.

- Формули, які вставляються в таблицю, також розширюються та стискаються з даними.

ВИКОРИСТАННЯ ТАБЛИЦІ ДАНИХ

таблиця даних - це діапазон комірок, який показує результати заміщення різних значень в одній або декількох формулах, дозволяючи показати, як зміна однієї або двох змінних формул впливає на результати.

- Спочатку обчисліть книгу. Для кожної пари значень рядків і стовпців потім підставте значення, виконайте однопотоковий перерахунок і збережіть результати в таблиці даних.

ДИНАМІЧНИЙ СТОЛ КЕШ

Під час роботи зі зведеними таблицями Excel автоматично кешує зведену таблицю (містить репліку джерела даних). Коли ми вносимо зміни в зведену таблицю, вона не використовує джерело даних, а використовує динамічний кеш.

Коли можливо:

- Видаліть кеш зі зведених таблиць.

- Зберігайте вихідні дані та очищайте кеш.

- Зберігайте кеш і видаліть вихідні дані.

- Замість того, щоб створювати кілька динамічних таблиць, що мають однаковий вихідний код, скопіюйте та вставте їх туди, де вони нам потрібні, використовуючи один і той же кеш даних.

Про область зведеної таблиці/праву кнопку миші/Параметри зведеної таблиці/Вкладка: Дані.

Зніміть прапорець: Зберігати вихідні дані у файлі.

Установіть прапорець: Оновлення файлу відкрито.

Виберіть предмети, які ми хочемо зберегти.

КОНВЕРТУВАТИ В ДВОЙНИЙ ФОРМАТ (XLSB)

Збережіть книгу xlsx як двійкову книгу Excel xlsb. Він буде сумісний з іншими користувачами та версіями.

Йти до: Стрічка/вкладка: Файл.

Клацніть на: Зберегти як/Вкажіть папку та ім'я/Перейдіть до: Введіть/Виберіть: двійкова книга Excel .xlsb

- Більше інформації: Великі книги в Excel.

ВИКОРИСТОВУЙТЕ POWERPIVOT І POWERQUERY

Інструменти PowerPivot та PowerQuery дуже потужні та дуже швидко обробляють великі обсяги даних.

Подумайте про перепроектування аркушів для роботи з новими плагінами.

РОЗДІЛИТИ КНИГУ

Якщо книга має багато аркушів, її можна розділити на кілька книг.

Наприклад, у нас є 12 місяців року в одній книзі, ми можемо створити 2 книги, одну для першого семестру та іншу для другого семестру.

СТИСНІТЬ ФАЙЛ (ZIP)

Стискання файлу Excel зменшить його розмір. Ідеально підходить для надсилання електронною поштою або зберігання файлу як остаточного.

У нас є такі програми, як:

- Zip
- WinRAR
- 7-Zip

МАКРОС І VBA

- Мова C/C++. Задані користувачем функції, запрограмовані на C та C ++, які використовують C API (функції плагінів XLL), як правило, обчислюються швидше, ніж визначені користувачем функції, розроблені у VBA або автоматизації (XLA або плагіни автоматизації).

- Уникайте виділення та активації об’єктів. Посилання на об’єкт як на діапазон або безпосередньо.

- Функції, визначені користувачем (UDF). Як правило, швидше використовувати формули та обчислення функцій Excel, ніж функції UDF.

Для кожного виклику визначеної користувачем функції є невеликі накладні витрати, а значні накладні витрати, які передають інформацію з Excel до визначеної користувачем функції.

Ми завжди будемо використовувати, щоб вони були добре розроблені та викликані.

- Вимкніть усе, крім найнеобхіднішого, під час запуску коду, пізніше відновити функціональність до початкового стану: