Як і в багатьох інших процесах, спосіб складання звіту про витрати може істотно відрізнятися в залежності від компанії. Але існує також низка концепцій, вимог та аспектів, які є спільними у переважній більшості випадків. Пояснюємо ці основні моменти.
1. Що таке видаткова накладна?
Видаткові аркуші або примітки - це паперові або цифрові документи, за якими працівники повідомляють та вимагають відшкодування у своєї компанії витрат, які вони понесли у зв'язку із своєю роботою. Зазвичай ними керує адміністративний відділ. Зазвичай це визначає формат, методологію, правила та інформацію, необхідні для обґрунтування та адекватного управління витратами на надбавки.
Різні поля
Компанії визначають необхідні поля для обґрунтування витрат у звіті. Основними полями, які можна вважати стандартними, є наступні:
- Ім'я постачальника.
- Концепція витрат.
- Сума.
- Дата.
Більшість компаній також створюють ряд додаткових полів, щоб отримати більше інформації та поліпшити управління. Це можуть бути присвоєння категорій або місць витрат, пов’язаних із кожним витратою.
2. Інфографіка: 7 речей, про які ви ніколи не подумаєте про звіт про витрати
З Captio ми замовили дослідження у консультаційної служби Sales Cloud Team, щоб з’ясувати, як іспанські компанії використовують табелі витрат в управлінні поїздками. З цієї безкоштовної інфографіки ви дізнаєтесь, що складання звіту про витрати є дуже поширеним завданням для всіх компаній.
3. Процес формування звіту про витрати
При складанні звітів про витрати ми виділяємо три чітко диференційовані етапи:
Написання примітки: Зазвичай це здійснюється працівником, який здійснив витрати, беручи в якості довідки рахунки-фактури або квитки, які він збирав.
Контроль/нагляд за тим самим: Через аудитора (внутрішнього та/або зовнішнього) компанія перевіряє, чи ці витрати є реальними та відповідають встановленій політиці.
Включення даних у загальний бухгалтерський облік компанії та інші системи управління: Останній крок полягає у передачі вже перевірених даних із звітів про витрати до бухгалтерської системи компанії, щоб пізніше здійснити відшкодування витрат кожному працівнику.
4. Похідні проблеми
Формування таблиць витрат є дуже поширеним процесом у більшості компаній. За оцінками, 60% компаній мають до 20% працівників, які регулярно заповнюють такі документи.
Управління таблицями витрат зазвичай включає низку дуже поширених і чітко визначених проблем:
Складання видаткових записів передбачає значне робочий час, одна година на місяць в середньому на одного працівника.
якість ця робота не додає вартості або продуктивності компанії.
Більшість працівників сприймають виготовлення технічних паспортів як a важке завдання.
шахрайство при підготовці приміток дуже узагальнено, а контроль його неефективний, складний і дорогий.
5. Межі таблиці витрат Excel
Одним з найбільш використовуваних документів для звіту про витрати є таблиця витрат Excel, тобто використання цього формату для звіту про витрати. Це традиційний метод впродовж життя, який приніс багато переваг в управлінні витратами на відрядження. Хоча, це також правда, це передбачає ряд важливих обмежень.
Найвизначнішим є його ручне управління . Хоча це правда, що видаткова таблиця є цифровою, працівник повинен заповнити видаткову таблицю Excel, зберегти паперові квитки та надіслати їх фізично особі, відповідальній за нагляд.
Маючи в наявності документацію, цій особі доведеться вручну переглянути рахунок витрат, а потім перейти до його оприбуткування, також вручну. Таким чином, управління ним не сильно відрізняється від того, яким було б, якби воно було на папері.
Іншим важливим обмеженням є відсутність гнучкості. Навіть якщо ви прагнете зробити шаблон, який найкраще відповідає потребам компанії, завжди можуть бути випадки або випадки, коли вам потрібна більш гнучка таблиця витрат, яка дозволяє певні зміни або адаптації.
Але змінити одну з цих таблиць витрат у Excel не так просто. Якщо вам доведеться внести невелику зміну, вона також повинна бути внесена у всі шаблони всіх робітників, інакше аналіз та подальше управління буде складним. А наявність кількох версій робочої сили в обігу спричинює збільшення кількості помилок та проблем з управлінням.
Відсутність інтеграції з іншими системами компанії та робочими процесами - ще одна нестача, яка виявляється в цій моделі. Якщо звіт про витрати не інтегрований з іншими процесами компанії, такими як бухгалтерський облік, управління проектами або замовниками тощо, управління витратами стає ізольованим процесом. Це робить неефективніше, складніше і дорожче з точки зору часу, але й економічно.
6. Ключі до генерації ідеальної таблиці витрат
Вже проведено аналіз різних етапів, які втручаються в схему підготовки, контролю та управління таблицями витрат, а також найпоширеніших проблем. Тепер ви можете визначити три основних клавіші для створення безпомилкових, оптимальних та ефективних таблиць витрат:
1) Визначте комплексну політику витрат та інформуйте працівників.
Інформація - запорука добре виконаної роботи та продуктивності. Від працівника не можна вимагати правильного складання своїх записів про витрати, якщо він заздалегідь не був належним чином проінформований. Це можна зробити за допомогою посібників та гарного плану комунікацій щодо вимог компанії: підтримувані концепції, фіксація заглушок тощо.
Слід також встановити правильний та конкретний спосіб обгрунтування витрат, уникаючи перевантаження даних. Щоб уникнути непорозумінь, непорозумінь, неправильного тлумачення та шахрайства, важливо якомога повніше та вичерпніше визначити витрати компанії та політику добових як у подорожах, так і в інших концепціях.
2) Уникайте внутрішніх шахрайств.
Згідно з щорічним звітом Каптіо про вплив внутрішніх шахрайств на управління витратами, 3 з 4 організацій страждають від шахрайства в межах своєї компанії. Крім того, інші дослідження оцінюють у 47% відсоток працівників, які регулярно завищують свої витрати в середньому від 10 до 15 євро на місяць.
Завдяки хорошому спілкуванню з працівниками політики компанії або, іншими словами, правил гри, шахрайства, особливо ненавмисного шахрайства, можна в значній мірі уникнути.
Що стосується шахрайства, яке працівник здійснює свідомо, цього можна уникнути, легко і дуже ефективно, використовуючи певне програмне забезпечення для автоматизованого управління контролем витрат.
Використання паперу та внесення витрат вручну як під час підготовки працівників приміток, так і під час їх контролю та включення до центральної бухгалтерії - це процес, який виявився неефективним та схильним до помилок. З цієї причини для досягнення ідеального технічного опису важливо використовувати програмне забезпечення для мобільних пристроїв, яке автоматизує процеси.
3) Автоматизувати процеси.
Для досягнення належного управління табелями витрат необхідно збалансувати та зв’язати дві різні точки зору: перспективи працівника, який їх генерує, та компанії. Цю мету набагато легше досягти швидким та плавним способом в автоматизованих середовищах за допомогою спеціального програмного забезпечення для управління та контролю витрат.
За допомогою цього типу додатків достатньо сфотографувати квитки та рахунки-фактури, і система піклується про: ідентифікацію даних, виявлення всього, що не відповідає параметрам витрат компанії (можливе шахрайство) і навіть автоматичне включення даних до загальних даних книга.
Звідси примітка про витрати не може бути перевірена, поки, серед іншого, не буде перевірено достовірність витрат, які відповідають політиці компанії та належним чином обґрунтовані. Все це являє собою велику інвестицію в час та ресурси.
Кожна компанія має свої правила та вимоги, щоб керівники або аудитори могли дати їй добро і, отже, отримати компенсацію працівникові. Як правило, для кожного представницького або дорожнього витрат зазвичай враховуються такі вимоги:
Будьте належним чином обґрунтованими: На кожну з витрат у концепції харчування, поїздок, деталей з клієнтами тощо підтвердний документ відповідний (рахунок-фактура або квиток) з, принаймні, наступні основні дані: повні дані від передавач рахунку-фактури, концепція, дата і сума.
Дотримуйтесь політики та вимог, встановлених компанією: обмеження та інші умови, які ми докладно описали в попередньому пункті, для кожного виду витрат. Це те, що відоме як політика витрат і тому це необхідно перевірити якщо кожен із концепції що з'являються в примітках, дотримуються встановлені параметри та вимоги. Це може включати, наприклад, максимум 25 євро на людину за харчування або шапку для подарунків або деталей з клієнтами.
Доставка в зазначений термін: Більшість компаній встановили терміни або обмеження для своїх працівників для подання відповідних звітів про витрати, які колись перевищені більше не підлягають відшкодуванню. Отже, ще одне із завдань процесу перевірки складається перевірити що не відбувається якийсь тип затримка.
Не підлягати будь-яким порушенням: Також необхідно виявити, добровільно чи просто незнанням чи незнанням політики компанії, допущено якесь порушення: перевитрата коштів, придбання неприйнятних предметів, запрошення людям, не пов’язаним з компанією, витрати, не пов’язані з відділом маркетингу, зв’язків з громадськістю чи торговою службою, недостатні або пізні підтверджуючі документи тощо.
Брак ресурсів або достатній час у багатьох компаніях перетворюється на неповну, неефективну та недостатню перевірку звітів про витрати. Для необхідний правильний аналіз та підтвердження дорожніх та представницьких витрат наведено ряд факторів:
Достатньо часу щоб зробити роботу.
Повнота керівником або аудитором.
Цвях чіткі керівні принципи та політика витрат, добре деталізовані та відомі працівникам.
використання конкретного комп’ютерного додатка управління витратами, що дозволяє автоматизувати формування та контроль приміток.
7. Переваги таблиці витрат 3.0
Сьогодні все ще існує багато неефективності з різними ручними процесами в управлінні звітами про витрати, при цьому різні люди та підрозділи, які займаються фізичною документацією, втручаються, породження інцидентів у процедурі все ще є відносно поширеною тенденцією. Цифрове управління цим типом процедур вирішило значну частину проблем.
У значній частині компаній мобільність їхніх робітників для виконання своїх функцій передбачає значний обсяг витрат для компанії не тільки в грошовому вираженні, але і в кількості завдань, які необхідно виконати для належного управління ними. З метою підвищення їх ефективності, прийняття цифрових процесів суттєво покращило існуючу ситуацію.
Допущення помилок та сприяння їх виправленню: Усі ручні процеси неявно містять можливість помилок (числових, читання тощо) або втрати документів, яких у цифровому процесі легше уникнути завдяки механізації. Або виправні у разі їх виникнення.
Зниження навантаження на відділ управління: Ще однією очевидною перевагою, що має місце, є скорочення часу, виділеного відділами, відповідальними за управління цією операцією. Зазвичай це кадрові ресурси або адміністрація. Або іноді кілька з них так чи інакше беруть участь.
Ведення постійного обліку про них: На відміну від записів рахунків-фактур вручну, постійний запис рахунків-фактур можна простіше вести за допомогою цифрового управління. З набагато простішою доступністю для користувачів, які цього потребують. Таким чином, також задовольняються вимоги державних адміністрацій, які часто вимагають від компаній різні підтверджуючі документи, що стосуються процедур, що отримуються за рахунок податків чи інших формальностей.
Нагляд за всіма учасниками процесу: У компаніях певного розміру зазвичай процедура контролю витрат повинна контролюватися різними департаментами та людьми. Або взагалі у всіх витратах, або епізодично лише у певних випадках. У цьому сенсі цифровий процес значно полегшує процес, оскільки вдосконалення сучасних технологій пришвидшує доступ до будь-якої зацікавленої сторони.
Гнучкість: однією з головних переваг цієї еволюції традиційного кошторису є гнучкість, яка його характеризує. Тобто він адаптується до потреб компанії, вирішуючи згадані вище проблеми через відсутність цього.
Оцифровка: за допомогою програмного забезпечення для управління дорожніми витратами реалізований 100% цифровий процес, тобто наскрізний. Крім того, використання паперу закінчується у разі схвалення рішення AEAT, оскільки цифрова копія дійсна для всіх законних цілей. Таким чином досягається 100% цифровий звіт, нагляд, затвердження та облік витрат.
Інтеграція: однією з достоїнств цього нового покоління таблиці витрат 3.0 є інтеграція з системою бухгалтерського обліку, ERP, програмним забезпеченням для управління персоналом тощо. Таким чином досягається повністю єдиний потік управління, що, безсумнівно, додає ефективності процесу.
Інтелектуальні дані: Ще однією з сильних сторін таблиці витрат 3.0 є можливість отримання даних і звідти отримання ключового бачення всього процесу управління витратами на поїздки, що дозволить нам приймати стратегічні рішення в цьому відношенні.
Краща комунікація: Табель витрат 3.0 забезпечує вільне спілкування доповідача та керівника витрат. Працівник може бачити стан перегляду своїх записів про витрати, а у разі сумнівів керівник може проконсультуватися з репортером щодо витрат, які він передав.
8. Остаточний інструмент управління звітами про витрати
Captio дозволяє перетворити управління звітами про витрати на рухливий, швидкий та ефективний процес. Все починається з генерування витрат мобільним працівником. Завдяки Captio ви можете одночасно фотографувати квиток зі свого смартфона, щоб програмне забезпечення автоматично обробляло документ.
З одного боку, автоматичний зчитувач символів (OCR для його абревіатури англійською мовою) витягує всю інформацію без необхідності ручного втручання працівника; з іншого боку, проведене захоплення схвалено Податковою службою, яка є юридичною заміною оригіналу підтверджуючого документа. Таким чином, працівник не повинен зберігати оригінальний квиток, який часто втрачається, пошкоджується, стирається.
Коли він хоче представити звіт про витрати, працівник просто повинен вибрати квитки, про які він хоче звітувати з мобільного або з комп’ютера . Captio автоматично згенерує таблицю витрат і надішле її тій особі, яка повинна її контролювати. Так просто!
Що стосується керівника, він не буде перевантажений отриманням сотень або тисяч паперових квитків, надісланих усіма працівниками, які повинні бути переглянуті, затверджені, обліковані та подані по одному. Отримавши таблицю витрат у Captio, у вас буде сигналізація, яка повідомить вас, коли квиток не відповідає встановленій політиці витрат. Перегляд сотень квитанцій та затвердження записів про витрати можна здійснити за допомогою декількох клацань, що заощаджує години та години роботи.
Оцифровані копії приміток та супровідних документів зберігаються на хмарі , тому немає необхідності їх подавати, хоча вони завжди доступні легко і швидко. І Інтеграція Captio з іншими системами або процесами компанії економить час і ресурси в таких завданнях, як фінанси або бухгалтерія.
і відкрийте всі переваги!