Типовою "помилкою", яку бачать компанії, є слідування, дані, що підлягають аналізу, збираються у “матричному” форматі - не як база даних.
Здавалося б, простіше, оскільки дані одразу прозорі та інтерпретовані, але в довгостроковій перспективі важко дотримуватися багатьох маленьких таблиць.
Повний зсув у перспективі необхідний для збору даних
Ви пам’ятаєте сцену, коли це робите Нео приймає червону таблетку, входить в Матрицю і перед ним розкривається новий світ, момент Істини ... Раніше він підозрював, що є “щось”, але з його знаннями на той момент він не міг зрозуміти.
Так само в Excel важко спочатку зрозуміти переваги "бази даних" перед стислими та прозорими "зведеними таблицями", але на початку "потрібно прийняти таблетку".
Спочатку це може бути абсолютно дивним, і це може повністю зруйнувати ваш світогляд досі - тобто з точки зору чисельності та даних (тобто Excel) - але повірте мені!
Я покажу вам у відео, так що, можливо, це легше зрозуміти:
Тому я наводжу чіткий випадок:
Поширений приклад - КАЛЕНДАР
Якби я зараз запитав вас створити щомісячний календар переглядів на 2020 рік, тоді ви, мабуть, почали б малювати макет, до якого ви звикли раніше, на настінних календарях: ви писали б дні на горизонтальній осі (з понеділка по неділю) і бачили, який день (середа) на нього припадає 1 січня 2020 року.
Отже, ви набираєте 1 в середу першого рядка, потім продовжуєте нумерацію до неділі (5 січня), потім другий рядок з 6 до 12 і так до 31.
Але зробити перший місяць вже здається досить нудним, правильно?
Коли готовий грудень?
Мінімум півдня, якщо не день роботи ...
Подумайте, скільки енергії потрібно, щоб заробити 12 місяців ...
І всі ці гроші розсипалися на вікні з тих пір ви не створюєте шаблон, який ви могли б використати пізніше. (Зрештою, наступного року ви могли б практично почати все спочатку, майже з нуля ...)
Я просто тихо запитую: Скільки таких непотрібних кіл ви пробігаєте зі своєю компанією? Коли ви записуєте відпустку або робочий час, або просто записуєте щотижневі дані про дорожній рух, вичерпання запасів ... Скільки коштує більш проста модель, яка знімає непотрібну роботу з ваших плечей?
Справжня проблема полягає в тому, що ви не починаєте мислити в системі.
Ви не заглядаєте за даними, щоб зрозуміти, що таке справжня інформація і як варто її зберігати.
Але це не ваша вина!
Зрештою, ніде ніхто цього не показував. Ніде їх не вчать, як дивитись за контекстом ... Ви повинні самі все зрозуміти, і зрозуміло, що ви рухаєтесь до звичних форм, «шаблонів».
Більше того наш мозок також краще інтерпретує дані в матрицях - тобто у двовимірних таблицях. Як і в календарі: дні в стовпцях, а рядки - тижнях.
Тому що це робить логічним і легким для перегляду.
Але до цих пір ніхто не говорив, що миттєва радість може призвести до багатьох незручних моментів у довгостроковій перспективі. Тому що завдання будуть повторюватися, і буде ще місяць, ще рік ... Іноді вам знадобиться тижневий або щоденний, можливо, квартальний огляд.
Якщо ви не хочете заблукати між цифрами та паперами, тоді пора:
Візьміть червону таблетку ...
і вивчіть новий спосіб мислення, який надасть вам простіше рішення у незліченних ситуаціях у майбутньому.
Але для цього ви повинні відмовитись від власного «матричного» мислення.
Бо лише так ти дізнаєшся вічний-календар - тобто довгострокові таблиці.
- Як перший крок вам знадобиться список, який містить ваші основні дані - найбільш інформативну одиницю та її властивості. У цьому випадку це дні року.
- Для цихвам потрібно призначити інформацію даним - тепер який день і скільки тижнів. (На щастя, в Excel ця інформація вбудована на всі дати, тому зараз вам не потрібно сприймати її серйозно.)
- Зараз єдиним завданням є інтерпретація з даних отримати інформацію, фактично розташовані в матриці на ваш смак.
Однак для цього в Excel існує інструмент: this опорна дошка. Сенс розвороту полягає в тому, що ви вирішуєте, що потрапляє на осі столу, і це не тільки гнучко, але й зухвало.!
Ти це розумієш? Я не впевнений, тому скажу це іншими словами, оскільки важко зрозуміти без досвіду: якщо ви відпустите матричний макет і переключитесь на зберігання поточних даних, ви можете за допомогою декількох клацань ви можете створити стільки матриць за допомогою півота, скільки завгодно!
Так само, як ви можете скласти календар будь-якого макету з днів: щодня/щотижня/щомісяця, матриці або списку.
Але, щоб надати вам більш реальний приклад, ви навіть можете створити щомісячний макет робочого часу та автоматизувати роботу свого секретаря звідси.
Більше того, оскільки модель «вічна», вона запрацює і наступного року. Дні змінюються, але Excel - буквально оновлює "подання" одним натисканням кнопки.
Це стосується даних вашої компанії, але також і вашого приватного бюджету: якщо ви добре структуруєте дані, ви можете пізніше робити будь-які запити щодо них ...
Це неймовірно і боляче
Я знаю, що важко перетнути інший бік Матриці, але я хочу, щоб ви повірили мені, що це особливе диво існує в Excel - і варто взяти червону пігулку, тому що існує безліч способів принести вам користь!
Ви можете подумати зараз, що якщо це правда, ви втратили досі надзвичайно багато часу, ведучи окремі списки.
Спробуйте відпустити цей біль і більше про нього думайте скільки часу ви можете звільнити в майбутньому.
Просто завітайте на семінар з аналізу даних, де на додаток до основних прийомів, я також навчу вас, як створити інформаційну панель, яка дозволяє негайно бачити інформацію, яка є важливою для вас з ваших даних.