Як слід готувати співбесіду?
Йдеться про пошук відповідної відстані між інтерв’юером та допитуваним, уникання сидіння лицем до лиця (робити це під кутом або поруч один з одним), дзвінків, відвідувань та перебоїв, для яких важливо зарезервувати місце та час. Тому слід уникати імпровізації.
Слід шукати розслаблюючої атмосфери, яка дозволяє відвертий, плідний діалог і, отже, відкрите спілкування.
Подібним чином, ми повинні підтримувати професійне та раціональне ставлення, мінімізуючи просто емоційні прояви та інтерпретації та прагнучи вдосконалити бесіду з практичного сенсу.
Турбота про всі ці аспекти є надзвичайно важливою, інакше може бути створена атмосфера недовіри або напруженості, якщо сторонам не вдається довірливо і відкрито обмінятися своїми першими словами. У зв’язку з цим слід враховувати важливість модальних чи невербальних знаків. Необхідно задуматися про діяльність, яку проводить особа, на яку потрібно взяти співбесіду, протягом аналізованого періоду, покладаючись на інших менеджерів для збагачення своїх знань.
Інтерв’юер та допитуваний повинні підготувати його окремо з необхідною увагою, враховуючи його важливість, вивчаючи кожну поведінку та ефективність дії та шукаючи причини. Так само визначте факти для підтвердження думок та узагальніть висновки.
до. Реалізація та розвиток
Під час співбесіди
- Першим кроком є пробудження інтересу, запам’ятовування того, що призначене для співбесіди, та її правил гри.
- І інтерв'юер, і інтерв'юйований повинні підготувати аналіз та попередню оцінку кожної мети.
- Інтерв'юйований представляє самооцінку першої мети, а інтерв'юер слухає, запитує та робить нотатки.
- Інтерв'юер, у свою чергу, представляє свою оцінку, переконуючись, що інший її розуміє, та узагальнює будь-які домовленості чи розбіжності, які можуть існувати.
- Вони заглиблюються, вирішуючи суперечки, якщо такі є, щоб досягти остаточного рішення. Доцільно шукати згоди на основі рівноправних позицій та відносин співпраці.
- Цей процес необхідно повторити для кожної із встановлених цілей.
- Потім проводиться глобальна оцінка, яка збирає коментарі, що викликають найбільший інтерес, передаючи домовленості, цілі наступного завдання або відповідний план дій.
Розробка інтерв’ю
- На цьому етапі слід виділяти такі етапи або моменти:
- Вступ
На початку співбесіди начальник повинен нагадати допитуваному про мету зустрічі, підкресливши її роль як постійно діючої системи моніторингу та як ідеального інструменту, що допомагає їм у особистому та професійному розвитку, завжди в позитивному сенсі.
Інтерв'юер повинен задати собі такі питання, як:
- Ви намагаєтесь, щоб не було напруги?
- Чи здається, що це не просто формальність?
- Чи генерує це позитивне ставлення?
- Чи схильна вона до діалогу?
- Чи справляє це враження безпеки?
- Ви починаєте з виділення позитивного?
- Чи збираєте Ви необхідну інформацію?
- Чи враховуєте ви думку співбесідника?
- Ви надаєте інформацію про зворотній зв'язок?
- Це, по суті, зосереджено на акторській грі?
- Чи стосується це конкретних та спостережуваних фактів та поведінки?
- Чи враховуєте ви почуття співрозмовника?
b. Експлуатуюча фаза
Мета тут - виявити ідеї та враження співбесідника, щоб перевірити, з їх точки зору, як проходить їх робота, якими були їхні успіхи, які розчарування та яка підтримка їм потрібна.
Щоб співбесіда відповідала цілям, які від нього можна очікувати, допоможе, як уже було зазначено:
- Уникайте перебоїв.
- Створіть клімат довіри.
- Проведіть співбесіду.
- Фокус на інтерв’ю, вказавши, яка мета.
- Зосередьтеся на позитивних аспектах роботи: бажано не виділяти негативні.
- Посилайтеся на виступи та поведінку, а не на риси особистості.
- Будьте конкретні, цитуючи факти, не узагальнюйте незадовільну поведінку.
- Перш ніж висловити свою точку зору, поцікавтеся у співрозмовника про їхню точку зору.
- Якщо співавтор оцінює його результати вигідніше, запитайте його про причини.
- Не намагайтеся досягти неможливого.
- приємний досвід або спогад про негативний відгук.
- вселяють довіру у підозрілої та недовірливої людини.
- перетворення агресивної людини на співавтора.
- змусити людину, яка захищається, критикувати себе.
Щось також корисним та доцільним є використання так званих відкритих питань, таких як, наприклад, таке:
- Як ви думаєте, як виступали протягом цього року?
- Які ваші сильні сторони?
- Що ти любиш робити особливо?
- Що, на вашу думку, слід покращити?
- Як я можу допомогти вам покращитися?
- Які цілі ви пропонуєте в середньостроковій перспективі?
Одним із факторів, який вплине на те, чи співбесіда відповідає заявленим цілям, є, без сумніву, ставлення, яке може мати керівник протягом усього періоду, який повинен прагнути:
- Підтримуйте вибіркову увагу, що дозволяє формулювати перехресні запитання і таким чином реагувати на сценарій співбесіди.
- Підтримуйте правильний ступінь співпереживання.
- Уникайте передчасних суджень.
- Намагайтеся не переривати виступ співрозмовника.
c. Інформаційна фаза
Інтерв'юйований буде проінформований про те, як сприймається їх виконання, і повинен передаватися чітко, чітко і об'єктивно, безпристрасно, конструктивно і підкреслюючи досягнення, визнаючи, також, труднощі та моменти вдосконалення.
- Визнавати досягнення та зміцнювати поведінку, пов’язану з цінностями компанії;
- закінчіть інтерв’ю підсумком висвітлених тем
- зібрати зміст інтерв’ю
- Не поспішай.
Відкрите інтерв'ю багатше, хоча й складніше.
d. Фаза аналізу
На цьому етапі основне занепокоєння буде ПОЛІПШИТИ ЕФЕКТИВНІСТЬ. Це може відбуватися у формі зміни обов’язків, пробиття нових позицій, встановлення пріоритетів, переорієнтації завдань тощо. Розвиток обміну творчими думками дуже важливий, щоб прокласти шлях для цих нових дій.
і. Етап прийняття рішень
Разом, наскільки це можливо, слід вирішити, які заходи будуть слідувати за оцінкою: спеціальне навчання, поліпшення поведінки з навколишнім середовищем, зміни чи модифікації пріоритетів. Важливо закінчити співбесіду спільною домовленістю, уникаючи нав'язувань, конфронтацій тощо. Це момент, який слід використати для:
- Встановіть зобов'язання щодо виконання.
- Встановлюйте дії, спрямовані на вирішення виявлених проблем.
- Зробіть остаточне резюме, висвітлюючи дійсно важливі моменти.
Індивідуальний план розвитку.
Це ще один із основ системи, що вимагає відданості та відповідальності з боку начальника та співробітника у формуванні індивідуального плану відповідно до потреб кожного з них. Він має такі аспекти:
- Визнання основних сильних сторін результатів діяльності працівника, які найбільше виділилися в оцінюваний період.
- Визначте моменти покращення показників, пов’язаних із діловими цінностями, а також із загальною та управлінською поведінкою.
- Встановіть фокус на вдосконалення, який потрібно досягти для кожного пункту вдосконалення.
- Домовтесь про конкретні дії щодо кожної мети.
У наступному дописі ми ділимося з вами як підготуватися до співбесіди?