Мета інтернет-сервісу eCestak.sk - надати користувачам змогу легко заповнювати замовлення на поїздки та рахунки за відрядження.

Індивідуальна реєстрація призначена для адміністративного персоналу, якому потрібно заповнювати та фіксувати замовлення на поїздки та рахунки не тільки для себе, а й для іншого персоналу в одній або декількох компаніях. Послуга eCestak.sk орієнтована на максимальну гнучкість заповнення, обмежену лише законодавчими нормами. Користувач може змінювати всі дані у бланках без обмежень, включаючи номер відрядження та курс розрахунку надбавки за їжу. Форми послуги включають розширені перевірки та розрахунки, які забезпечують відповідність законодавству Словацької Республіки без необхідності детально знати його.

Для користування послугою потрібна реєстрація користувача. Зареєструвавшись, користувач отримує доступ до власної робочої області, в межах якої він може працювати з формами та функціями служби. Реєстраційна форма містить два розділи. У розділі даних для входу необхідно ввести ім’я користувача, пароль та електронну адресу, ці дані є обов’язковими. Другий розділ містить профіль користувача, дані в ньому використовуються для автоматичного попереднього заповнення даних користувача у формах. Ця інформація є необов’язковою, але її заповнення рекомендується і полегшить роботу зі службою.

виставлення рахунків

Після первинної реєстрації користувач автоматично входить в систему і може негайно розпочати користуватися послугою. Якщо ви повернетеся пізніше, вам потрібно буде ввести свої дані для входу: ім’я та пароль.

Якщо користувач забув своє ім’я для входу або пароль, все, що йому потрібно зробити, це надіслати електронне повідомлення на [email protected], і системний адміністратор згенерує пароль, але йому потрібно надіслати електронне повідомлення з тієї ж адреси електронної пошти, на яку він надається під час реєстрації.

Дані користувача, введені під час реєстрації, можуть бути змінені користувачем у формі Профіль користувача. Форма профілю також дозволяє змінити пароль після введення оригінального пароля.

Список відряджень містить усі зареєстровані відрядження та надає доступ до форм відрядження. Кожна відрядження містить дорожнє замовлення, рахунок на відрядження та список вкладень, що зберігаються для поїздки.

Користувач має можливість додавати нові робочі шляхи або редагувати форми вже створених робочих шляхів. Список робочих поїздок можна відсортувати за окремими стовпцями. Окрім додавання нових робочих шляхів, користувач має можливість створити копію існуючого робочого шляху.

Дорожнє замовлення містить основну інформацію про відрядження і використовується для відправлення працівника у відрядження і заповнюється перед відрядженням. Форма розділена на декілька частин у вигляді путівника. Окрім заповнення основних даних, форма дозволяє планувати ділову перерву та вводити заплановані витрати. На основі введених даних у формі розраховується приблизна вартість їжі та кишенькових грошей. Ці приблизні витрати призначені лише для оцінки майбутніх витрат. Точний і детальний розрахунок бортових та кишенькових грошей здійснюється після закінчення відрядження у формі виставлення рахунка.

Бланк замовлення на поїздку розділений на кілька екранів у вигляді довідника для підвищення чіткості. Перехід між окремими екранами здійснюється кнопками «Далі» та «Назад», перехід на наступний екран дозволяється лише в тому випадку, якщо поточно відображений екран правильно заповнений і не містить помилок. Заповнення форми можна перервати в будь-який час за допомогою кнопок Зберегти та Закрити.

Заголовок виїзного замовлення містить ідентифікаційні дані виїзного працівника та відрядження. Номер робочого шляху генерується автоматично, коли робочий шлях створюється, але користувач може змінити цей номер за потреби. При створенні відрядження інформація про працівника з профілю працівника автоматично попередньо заповнюється в заголовку проїзду. Якщо працівник заповнює відрядження більше ніж для одного працівника, він/вона може скористатися швидким попереднім заповненням даних зі списку працівників.

Другий екран форми дорожнього замовлення містить дані про поїздку, місце та час початку відрядження, місце та час закінчення відрядження.

Також можна ввести перерву у відрядженні під час відрядження. Перебої, як правило, з приватних причин працівника, наприклад, у відпустці.

Екран даних про поїздки також містить розраховані страви та кишенькові гроші. Ці дані використовуються для приблизної оцінки вартості відрядження.

Точний розрахунок бортових та кишенькових грошей реалізується при виставленні рахунків за відрядження. Розраховані дошки та кишенькові гроші автоматично конвертуються в євро відповідно до курсу ЄЦБ.

Третій екран бланка проїзду містить дані про дорожній рух. Залежно від обраного типу транспортного засобу екран адаптується до інших полів, які потрібно заповнити.

Використовуючи кілька транспортних засобів під час відрядження, рекомендується заповнити переважний рух.

При використанні службового автомобіля необхідно ввести тип та реєстраційний номер транспортного засобу.

При використанні приватного транспортного засобу форма обчислює розрахункову компенсацію за користування приватним транспортним засобом, а також за паливо. Цей розрахунок використовується лише для оцінки вартості відрядження, точний розрахунок компенсації здійснюється у виставці рахунків за відрядження. Розраховані відшкодування автоматично конвертуються в євро за курсом ЄЦБ.

Екран "Витрати" містить інформацію про заплановані або вже понесені витрати на відрядження. Прикладами є витрати на проживання, квитки, конференції тощо.

Введені витрати служать для кращої оцінки загальних витрат на відрядження. У дорожньому наказі працівник заносить витрати незалежно від того, оплачені вони безпосередньо працівником чи компанією.

Введені витрати автоматично конвертуються в євро за курсом ЄЦБ. При необхідності користувач може за окрему плату ввести інший курс відповідно до документа.

Останній екран форми містить суми запланованих витрат на відрядження. У той же час на цьому екрані користувач може ввести необхідну резервну копію для відрядження та примітки для відрядження.

Після заповнення форми проїзного замовлення служба дозволяє друкувати та архівувати у вигляді експорту у формат PDF.

Форма накладної на відрядження заповнюється після закінчення відрядження і використовується для розрахунку компенсації, на яку працівник мав право під час відрядження.

Форма дозволяє вводити трансфери та витрати, на основі яких у формі обчислюються проїзні витрати та загальна сума виставлення рахунків.

На відміну від дорожнього замовлення, в якому витрати були розраховані лише приблизно, у формі виставлення рахунків усі відшкодування та витрати розраховуються з максимальною точністю відповідно до чинного законодавства.

Форма виставлення рахунків для відрядження розділена на кілька екранів у вигляді довідника для підвищення ясності. Перехід між окремими екранами здійснюється кнопками «Далі» та «Назад», перехід на наступний екран дозволяється лише в тому випадку, якщо поточно відображений екран правильно заповнений і не містить помилок. Заповнення форми можна перервати в будь-який час за допомогою кнопок Зберегти та Закрити.

Заголовок накладної про відрядження містить ті самі ідентифікаційні дані виїзного працівника та відрядження, що і дорожнє замовлення. Після відкриття форми виставлення рахунку, форма вже містить попередньо заповнені дані, введені у проїзному ордері. За потреби користувач може редагувати дані в заголовку.

Екран переказів у формі оплати відрядження використовується для введення переказів, здійснених працівником під час відрядження. Форма дозволяє ввести три типи переказів, поєднання яких може охоплювати всі стандартні випадки. На основі заповнених даних форма автоматично розраховує, в яких штатах провів працівник кожен день, і на цій підставі обчислює право працівника на харчування та кишенькові гроші.

У верхній частині екрана форма відображає початок і кінець відрядження, а також місце виконання поїздки, заповнене в дорожньому замовленні. Ці дані використовуються для спрощення введення переказів.

Тип передачі "Пересування земель через кордони" використовується для введення переказу, здійсненого працівником через кордон на машині, автобусі або пішки. У тому випадку, якщо працівник перетинає кілька кордонів за один переказ, напр. рухаючись зі Словаччини через Австрію та Словенію до Хорватії, він може в'їхати до кількох прикордонних пунктів. Поле Відстань необхідно ввести для виставлення рахунків під час руху власного автомобіля. Початковий та кінцевий стан передачі повинні бути різними.

Тип передачі "Транскордонний повітряний або морський транзит" використовується для входу в рух, здійснений працівником через кордон на літаку чи кораблі. Точний час перетину кордону не відомий для цих передач. Початковий та кінцевий стан передачі повинні бути різними.

Тип передачі "Національний трансфер" використовується для введення трансферу, здійсненого працівником у межах однієї держави за кордоном або в Словацькій Республіці. Поле Відстань необхідно ввести для виставлення рахунків під час руху власного автомобіля.

При поєднанні кількох переказів форма автоматично перевіряє часову послідовність переказів між країнами. Трансфери не повинні збігатися в часі. На додаток до ходів, цей екран також дозволяє ввести робочу перерву. Перший раз, коли ви відкриваєте форму, переривання з дорожнього замовлення автоматично заповнюються попередньо.

Для полегшення заповнення форма також має функцію автоматичного сортування рухів відповідно до їх хронологічного порядку.

Власний екран заміни транспортного засобу відображається лише в тому випадку, якщо в передачах здійснено хоча б один переказ із власним автомобілем чи мотоциклом як транспортним засобом.

У верхній частині екрана відображаються ваші власні рухи транспортного засобу разом із сумою їх відстаней. Внизу екрану необхідно ввести основні ідентифікаційні дані автомобіля та ціну пального. На основі цієї інформації форма автоматично обчислює право працівника на основну компенсацію за користування власним транспортним засобом, а також компенсацію за спожите паливо.

На екрані перебування відображається список днів, протягом яких працівник був у відрядженні. Список днів обчислюється на основі рухів, введених на попередньому екрані.

За кожен день відрядження форма автоматично оцінює, за який стан працівник має право на компенсацію. Користувач може вибрати знижку за їжу на кожен день відповідно до забезпеченої їжі. Працівник може встановити ставку кишенькових грошей для відрядження, яка обчислюється на кожен день відповідно до норми харчування.

Курс ЄЦБ з першого числа місяця використовується для перерахунку надбавки за їжу працівника компанії. При виставленні рахунків у відрядженнях SZČO необхідно використовувати обмінний курс з дня виставлення рахунку за поїздку. У цьому випадку вам потрібно вибрати налаштування власного курсу обміну та ввести поточний курс на веб-сайті ЄЦБ.

Екран Витрати містить інформацію про витрати, понесені під час відрядження. Прикладами є витрати на проживання, квитки, конференції тощо.

У формі виставлення рахунку, на відміну від дорожнього замовлення, потрібно лише вписати витрати, які були оплачені безпосередньо працівником і мають бути відшкодовані.

Введені витрати автоматично конвертуються в євро за курсом ЄЦБ. При необхідності користувач може за окрему плату ввести інший курс відповідно до документа.

Останній екран форми містить суми витрат на відрядження. У той же час на цьому екрані користувач може ввести оплачений аванс за відрядження та примітки про відрядження.

Після заповнення форми рахунку для відрядження служба дозволяє друкувати та архівувати у вигляді експорту у формат PDF.

Користувачі, які перелічують замовлення на поїздки та рахунки для кількох співробітників, можуть використовувати список працівників для полегшення їх роботи. Дані користувача зі списку співробітників можуть бути швидко та легко заповнені користувачем у замовлення на поїздку або рахунок для відрядження.

Форма вкладення дозволяє вкласти файли, необхідні для оплати вашої відрядження, наприклад квитанції та рахунки-фактури. Кількість вкладень для однієї відрядження обмежена 5 штуками з максимальним розміром 3 Мб на вкладення.