Метою цих правил є забезпечення рівного та однакового поводження з тими, хто подорожує від імені або за рахунок Асоціації Вікімедіа Угорщина. Ця політика застосовується лише до тих, чиї витрати на проїзд несе Асоціація Вікімедіа Угорщина. Ті, кому платить інша організація (наприклад, Фонд Вікімедіа) або подорожують за свій рахунок, ні.

подорожей

Основні правила

  1. Усі організації подорожей (повітряними, водними, залізничними, автомобільними - включаючи оренду транспортних засобів) та бронювання повинні здійснюватися із залученням та знанням Асоціації Вікімедіа Угорщина.
  2. Усі такі поїздки повинні відповідати, а не порушувати політику дозволу на поїздки
  3. Очікується, що кожен, хто отримує від Асоціації відшкодування за проїзд (незалежно від того, працевлаштований він чи ні)
    1. подорожі в економ-класі або другому класі або економ-класі та
    2. якомога дешевше (в межах розумного)
  4. Прокат автомобілів можна розглядати лише тоді, коли його витрати очевидно нижчі, ніж місцевий громадський транспорт (загальна вартість), або якщо немає іншого варіанту дістатися до пункту призначення.
    1. Навіть орендуючи машину, слід прагнути до найдешевшого варіанту; тут можуть брати участь лише транспортні засоби економічного класу
    2. Повернення автомобілів повинно відбуватися в порядку, зазначеному в контракті (наприклад, повний бак) та вчасно; будь-який штраф, спричинений такою помилкою чи упущенням, несе орендар
    3. Штраф за порушення правил дорожнього руху також несе орендар, і Асоціація ніколи не відшкодує їх у будь-якій формі.
  5. Асоціація буде відшкодовувати лише витрати на проживання, які безпосередньо пов'язані з метою та найкоротшим часом поїздки, і понесені там, незалежно від того, заінтересована особа їде раніше чи довше залишається на сайті.
  6. Загалом, поїздки на таксі також підлягають відшкодуванню, але Асоціація просить мандрівників за їх рахунок уникати руління, де це можливо; використовується лише в тому випадку, якщо очевидно немає іншого варіанту
  7. Мандрівники за рахунок Асоціації також мають можливість вимагати повернення витрат на харчування на підставі пред'явлених рахунків-фактур, якщо вони брали участь у заході, коли дана їжа (сніданок, обід чи вечеря) не була надана, та проживання там, де вони не надав. Такі страви можуть бути враховані лише в основні дні події
  8. Інші витрати також є прийнятними, якщо вони виправдані та суворо необхідні для поїздки
  9. Мандрівники можуть поєднувати свої канікули з поїздкою, яку підтримує Асоціація (наприклад, виїхати раніше та/або повернутися пізніше), доки Асоціація не потребує додаткових витрат (наприклад, зворотній квиток не є дорожчим у тій комбінації, яку бажає мандрівник, ніж якщо зворотній шлях відбувся напередодні і після причини подорожі)
  10. Усі особи, які подорожують, що фінансуються Асоціацією, повинні мати можливість враховувати всі форинти, витрачені протягом 30 календарних днів після закінчення причини поїздки (незалежно від дати їх повернення), тому вони зобов’язані вимагати, зберігати та здавати всі рахунки до Асоціації.
  11. Усі витрати будуть відшкодовані ретроспективно на підставі пред'явлених рахунків-фактур, якщо Бюро не вирішить інакше стосовно відповідного подорожуючого.
  12. Асоціація відшкодовує всі витрати виключно у форинтах та банківським переказом
    1. Усі рахунки-фактури, випущені не угорськими форинтами, будуть конвертовані у форинти відповідно до поточного центрального курсу MNB на дату
    2. Будь-які банківські платежі, понесені мандрівником через банківський переказ, не підлягають
  13. Те, що в правилах подорожей чітко не вказано як відшкодовувані витрати, Асоціація не відшкодовує

Процедура

1. Загальні схеми подорожей
Всі організації подорожей (будь то повітряні, водні, залізничні, автомобільні - включаючи оренду транспортних засобів) та бронювання повинні здійснюватися із залученням, знанням та згодою Асоціації Вікімедіа Угорщина.

2. Договір
Повернення витрат на відрядження може вимагатись лише за контрактом про надання гранту чи відправлення, підписаним спонсором (Асоціацією) та грантоотримувачем (мандрівником). У разі відсутності такого контракту Асоціація може повністю відмовити в оплаті. Тільки президентство Асоціації може надати звільнення від обов'язку укладати договір, вказуючи мотиви свого рішення у відкритому доступі.

Умови контракту є обов'язковими для всіх сторін. Якщо мандрівник не виконує завдання, передбачені контрактом, в обмін на грант до зазначеного в ньому терміну, Асоціація відмовляє в оплаті.

3. Транспорт
Якими б транспортними засобами не користувався мандрівник, він завжди повинен прагнути до найдешевшого з можливих варіантів. Якщо хтось бажає подорожувати вищим класом, Асоціація відшкодує йому лише ту частину ціни квитка, яка за тих самих обставин коштувала б економічний (економний) або еквівалентний квиток; різниця повинна складатися з вашої власної кишені

4. Бронювання готелю
Мандрівникам Асоціації будуть відшкодовані витрати на проживання на підставі пред'явлених рахунків-фактур
Стандартне житло - це приватна кімната з окремою ванною кімнатою, що відповідає загальній практиці в найдешевшому місці
Ті, хто перебуває в некомерційному житлі (тобто у родичів, знайомих або, наприклад, через каучсерфінг), не мають права на відшкодування витрат на проживання

5. Таксі та місцевий громадський транспорт
Загалом, поїздки на таксі також підлягають відшкодуванню, але Асоціація просить мандрівників за їх рахунок уникати руління, де це можливо; він використовується лише в тому випадку, якщо очевидно немає іншого розумного варіанту. Ці поїздки також відшкодовуються Асоціацією лише за пред'явленим рахунком.

Витрати на місцевий громадський транспорт, якщо це не передбачено метою поїздки, можуть бути відшкодовані з мінімально обґрунтованою мірою за пред'явленими квитками або перепустками.

6. Харчування
Мандрівники від імені Асоціації також мають можливість вимагати повернення їжі на підставі рахунків-фактур, поданих за харчування або за харчування, не передбачене помешканням (сніданок, обід або вечеря)., одержимість просити про добову.

Щоденна комісія встановлена ​​на рівні 15 євро або еквівалентної місцевої валюти, розрахованої на основі поточного денного центрального курсу MNB. Вам не потрібно пред’являти рахунок-фактуру на їжу, якщо ви вимагаєте добову допомогу.

Добова допомога розподіляється таким чином:
20% сніданок (3 євро)
30% обід (4,5 євро)
50% вечеря (7,5 євро)

Так, наприклад, якщо в цей день є сніданок (у помешканні) та обід (на заході), але вечеря не передбачена, щоденна плата за цей день становить 7,5 євро або еквівалентна місцева валюта, розрахована відповідно до Центральний курс обміну МНБ на той день.

Щодо осіб, які працюють в Асоціації, добова допомога вважається заробітною платою, що перевищує заробітну плату, і все ще оподатковується.

Асоціація відшкодовує їжу лише особі, яку підтримує, а не запрошеним нею. Якщо рахунок-фактура виявляється невиправдано високим для споживання людиною в місці, де вказаний рахунок (або тому, що він замовив дорогу їжу/в цьому місці, або тому, що він запросив інших), у його відшкодуванні може бути відмовлено.

7. Інші витрати
Наступні інші витрати на відрядження можуть бути відшкодовані за запитом за поданою накладною:

  • витрати на візу
  • якщо мета поїздки триває п’ять і більше днів, одна пральня («Пральня»)
  • плата за найшвидший маршрут між пунктом відправлення та пунктом призначення
  • виправдана, неминуча плата за паркування
  • багаж із надмірною вагою, якщо він має обладнання для асоціацій і його загальна вага перевищує п'яту частину максимальної ваги, яку можна перевезти (наприклад, 4,6 кг у випадку 23 кг), і сплати збору не можна уникнути будь-яким іншим способом

8. НЕДОПУСТИМІ ВИТРАТИ

Інші витрати, не включені до переліку в пункті 7 (наприклад, страхування подорожей, банківські збори), не можуть бути стягнені будь-яким способом або у будь-якій формі!

9. Підключення до відпустки
Мандрівники можуть поєднувати свої канікули з поїздкою, яку підтримує Асоціація (наприклад, виїхати раніше та/або повернутися пізніше), доки Асоціація не потребує додаткових витрат (наприклад, зворотній квиток не є дорожчим у поєднанні, яке бажає мандрівник, ніж найбільш розумна версія, виправдана метою подорожі)

У випадку зворотного шляху, лише витрати, які в іншому випадку були б понесені на найкоротшому (сухопутному чи водному) або найбільш розумному (у випадку польоту) маршруті між пунктом відправлення та пунктом призначення подорожі (наприклад, плата за проїзд) ) відшкодовуються. Якщо мандрівник відхиляється від найкоротшого або найрозумнішого маршруту, Асоціація відшкодує або лише витрати, які виникли б за найкоротшим або найбільш розумним маршрутом, або реальний, залежно від того, який дешевший.

У разі будь-якого продовження (проживання, прокат автомобілів, інше), із загальної суми можуть бути відшкодовані лише витрати на основні дні поїздки. Загальну суму слід поділити на кількість днів, а отриману кількість помножити на кількість основних днів події.

Витрати друзів, чоловіка/дружини та родичів мандрівника вважаються приватними витратами даної особи, за винятком випадків, коли вона/вона також була запрошена з метою поїздки, де він офіційно представляє Асоціацію. Якщо мандрівник проживає з ними номер, повертається сума проживання повинна бути розділена на кількість людей, які користуються цією кімнатою, включаючи мандрівника. (наприклад, у випадку подорожуючого та його партнера, вартість проживання, яку потрібно сплатити, повинна бути зменшена вдвічі, у випадку трьох осіб - третьої тощо)

10. Фінансові рамки
Правління асоціації або працівник асоціації, який уповноважений виконувати такі обов'язки, має право встановлювати фінансові рамки для кожної поїздки. Тут знову ж таки загальною директивою є встановлення мінімально можливої, але все ж розумної суми на основі попередньої інформації. Сума повинна бути однаковою для кожної подорожуючої людини з розбивкою за особами. Принципал зобов'язаний контролювати дотримання рамки, запобігання перевитраті коштів, а в останньому випадку - юридичне стягнення різниці між структурою та остаточною сумою, сплаченою Асоціацією. Набір фінансових рамок застосовується до всіх допустимих витрат на відрядження.

11. Облік витрат
Мандрівники зобов'язані враховувати всі витрати, за які їм потрібно відшкодувати. Вони зобов'язані зберігати всі рахунки-фактури та здавати їх (крім їжі, якщо вони потребують добової норми). Втрачені рахунки-фактури розглядаються як витрати, без рахунку-фактури Асоціація не відшкодує нічого, крім добової. З останнього дня цілі поїздки є 30 календарних днів для врегулювання витрат, у разі недотримання встановленого терміну невизнані витрати будуть вважатися витратами і не будуть відшкодовані Асоціацією після закінчення терміну. Товари, які не включені до регламенту, Асоціацією не відшкодовують. У зв'язку з рахунками-фактурами, які здаються невиправдано високими щодо даного товару, Асоціація може вимагати додаткову інформацію у мандрівника, на основі відповідей якої він може прийняти рішення про відшкодування лише частково або відмовити їх оплатити (наприклад, пункт призначення достатньо доступний на громадському транспорті).

Оплата може бути здійснена лише після повного та точного розрахунку.

12. Оплата
Відшкодування витрат на відрядження завжди здійснюватиметься заднім числом, коли зобов'язання за договором будуть повністю виконані. Тільки президентство Асоціації може надати звільнення від подальшого відшкодування витрат. Якщо мандрівник не виконує завдання, передбачені контрактом, в обмін на грант до зазначеного в ньому терміну, Асоціація відмовляє в оплаті.

Оплата повинна бути здійснена протягом п’яти робочих днів після закриття звіту про витрати.