бути одночасно

Перш за все, спасибі Єві за те, що вона зазначила в коментарі (дуже влучно з того, що мені вдалося дослідити), що часто важко розрізняти важливі та невідкладні завдання З дня на день. Звідси і народилася ця стаття.

Про продуктивність вже багато написано про те, як поводитися з кожним видом. Однак абсолютно марно пояснювати, як слід діяти із завданнями цих двох класів, якщо ми не знаємо, як класифікувати їх для початку. Mea culpa та тисяча подяк за попередження.

Насправді, це не така складна справа, але, якщо ми хочемо зробити це майже миттєво, щоб не заливати наші списки справ абсолютно марними рядками, давайте почнемо спочатку.

Визначення

Не дозволяйте їм розповідати вам про битви, різниця легка, і якщо ви сумніваєтесь у деяких випадках, якими б рідкісними вони не були, у вас поняття не зовсім зрозуміле. Ось чому ми йдемо з визначеннями, які є основною опорою всіх міркувань.

Термінове завдання

Терміновість - це якість пов'язані з часом. Він збільшується, оскільки у вас менше часу на термін, і залежно від обсягу завдання.

  • Серед двох завдань, на виконання яких потрібно один і той же час, найбільш нагальним є те, у якого встановлений термін до закінчення.
  • Між двома завданнями, що мають однаковий термін, найбільш нагальним є те, яке виконується найдовше.
  • Перенесення терміну виконання завдання робить завдання менш актуальним.
  • Якщо ви виявите, що завдання буде довшим, ніж ви думали, воно стане більш актуальним.
  • Завдання, яке не має кінцевого терміну, ніколи не буде нагальним.

Як бачите, мова не допомагає. Коли ми говоримо, що завдання є терміновим, ми маємо на увазі, що воно є "дуже терміновим", тоді як, коли ми говоримо, що завдання не є терміновим, ми дійсно повинні сказати, що воно "не дуже термінове".

З того моменту, коли він має кінцевий термін, завдання є принаймні трохи нагальним.

Важливе завдання

Важливість - це якість пов'язані з наслідками. Важливість завдання зростає, якщо наслідки його невдачі також зростають. Іншими словами, завдання важливе лише в тому випадку, якщо наслідки, які ми зазнаємо, не виконавши його, серйозні.

  • Два завдання з подібними наслідками, незалежно від навантаження чи складності, однаково важливі. (Наприклад: написання звіту так само важливо, як і передача його потрібній людині)
  • Між двома завданнями, хоча вони взагалі не схожі, найважливішим завжди буде те, яке спричинить найсерйозніші наслідки, якщо воно не буде виконане.
  • Навіть якщо завдання не зміниться, наслідки можуть змінитися. Якщо вони це роблять, важливість завдання також змінюється (збільшується або зменшується).

Як відрізнити нагальне завдання від важливого?

Якщо ви правильно зрозуміли вищесказане, то побачите, що це поширене питання не має сенсу. Важливість і терміновість завдання є атрибутами. Подібно до того, як людина може бути одночасно розумною і короткою, завдання може бути одночасно актуальним і важливим.

Крім того, жодна з цих двох якостей не є ні чорною, ні білою, але вони мають цілу шкалу сірого. На одній осі ви маєте актуальність завдання, а на іншій - важливість. Між дуже невідкладними та не дуже нагальними існує незліченна кількість проміжних рівнів. Те саме відбувається з важливістю.

Як виміряти терміновість

Я збираюся дати вам міру, яку я використовую для організації завдань від найбільш до найменш нагальних. Як я вже пояснював раніше, завдання тим більш актуальне, чим довше воно і тим менше часу залишається на його виконання.

З цього можна зробити висновок, що найменш терміновим можливим завданням є те, що виконується миттєво (0 секунд) або на яке у вас залишається нескінченний час (що в реальному світі означає: термінів немає).

З огляду на це, це міра міри терміновості:

З цього ми випливаємо, що всі завдання будуть від 0 до 1, кожне з яких означає:

  • 0: Це не терміново і не буде ніколи
  • 1: Ви повинні присвятити цьому завдання абсолютно весь свій час, інакше ви не зможете виконати його до встановленого терміну

Нарешті, деякі з вас можуть задатися питанням: Але що, якщо я зрозумію, що терміновість перевищує 1? Це означало б, що час, який забирає у вас завдання, більше часу, що залишився. Як це очевидно, це вже неможливе завдання.

Не марнуйте зусиль, починаючи щось, що не буде працювати, або, навпаки, домовляйтеся про продовження терміну.

І важливість?

Важливість надзвичайно суб'єктивна, це абсолютно залежить від вас. Об’єктивної міри немає.

Я знаю, що цей висновок може здатися дещо розчаровуючим, але насправді це навпаки, я рекомендую вам постійно контролювати те, що ви вважаєте чи не важливо. Якщо хтось змінить значення, яке ви надаєте кожному завданню, він може побічно контролювати те, що ви робите.

Коли твоя мати хотіла, щоб ти в дитинстві з’їв тарілку сочевиці, вона погрожувала залишити тебе, не виходячи грати. У нашій моделі це ні більше, ні менше, ніж зміна контексту. Наслідком того, що голод був доданий, було неможливість грати потім. Тому ви в результаті сприйняли завдання як важливіше. Це так страшно бачити, так? На щастя, це зробили наші матері, бо в сочевиці багато заліза!

Ось чому я кажу, що я не тільки не даю вам спосіб упорядкувати важливість, але я закликаю вас бути виключно вами єдиний, хто це визначає.

Як ти гадаєш?

Окрім основ, важливо зберегти важливі висновки. Якщо ви включите цю модель у свій спосіб мислення, ви побачите кілька більш очевидних рішень при визначенні пріоритетів завдань.

Часто також те, що важко, - це не стільки розмежування термінового та важливого, скільки припинення думати про це. Тільки тепер, коли у вас все зрозуміло, як визначення, так і те, що має на увазі кожна річ, я сподіваюся, вам здається це більш стерпним завданням. Як ви думаєте, чи можете ви включити його у свою організацію? Якщо ви не впевнені, з чого почати його застосовувати, пам’ятайте, що керівництво Як я можу самоорганізуватися? має кілька ідей, з чого почати.