Відсутність контролю за змінними витратами означає втрату близько 1000 мільйонів євро податку на ПДВ для МСП. Визначена політика дозволяє оптимізувати витрачені вами гроші, особливо на відвідування ресторанів та ділових відвідувань.

скільки

Квитанція, яку ви забули замовити в таксі, квиток із ресторану, який закінчується знищенням в хімчистці в кишені куртки, або квитанція на автостоянку, яка втрачається серед усієї документації, яка формується після відвідування клієнту. Це повсякденне життя будь-якого працівника, який завдяки своїй роботі генерує витрати для компанії, незалежно від її розміру, і який спричиняє неправильний облік обліку цих витрат.

Ця відсутність контролю призводить до втрати МСП близько 1000 мільйонів євро на рік ПДВ, що підлягає відрахуванню. Це занадто велика сума, щоб не можна було реалізовувати чіткі та визначені програми, які забезпечували б значний приплив капіталу. Ось як Хосе Мануель Гіл, професор бізнес-школи Deusto і експерт в галузі управління змінами, вважає це "більш проблематичним, ніж не розробка внутрішньої політики, навіть не маючи уявлення, куди йдуть їхні гроші. Компанії скоротили назад, наскільки це можливо. їх витрати, але в змінних все ще існує невиправданий хаос ".

їЯк МСП витрачають свої гроші?

Щоб висвітлити все це, міжнародна консалтингова фірма Numsight підготувала для Sodexo дослідження, яке аналізує, до яких розділів призначені ці гроші, що переміщуються за межі офісу. "Невігластво, яке поєднується з відсутністю контролю та поганим управлінням, є двома основними недоліками, які іспанські компанії мають у цій категорії", - сказав Франсуа Гаффінель, генеральний директор Sodexo Benefits and Inventitives.

Працівники найменших компаній витрачають до 4000 євро на рік

Менші організації - ті, що мають менше ніж 50 працівників - здається, виграють по шлунку, оскільки вони є бізнес-ланчами, де вони витрачають найбільше. Бензин дуже тісно пов’язаний, оскільки багато з цих компаній мають регіональних клієнтів, а постачальники та торгові представники відвідують переважно в короткому радіусі.

Крім того, найбільше пощастило працівникам найменших компаній, оскільки майже шість із десяти мають до 4000 євро на рік, що у випадку великих фірм падає до 2000 євро. "Це не означає, що іспанські МСП марнотратні. Подвійний бюджет пояснюється самими характеристиками менших компаній, в яких кожен робить майже все і з меншою кількістю людей", - пояснює Гаффінель.

ї Як примножити гроші?

Як тільки компанії зрозуміло, куди спрямовується частина їх бюджету, настав час її оптимізувати. "Хоча це багато в чому залежить від сектору, змінні витрати ніколи не повинні перевищувати 15%, краще, якщо вони не сягають 10%", - радить експерт Deusto Business School. Таким чином, компанія з великою кількістю торгових представників може взяти на себе найвищу частину асортименту, оскільки значна частина її товарообігу залежить від подорожі. Наприклад, у перукарні це було б "неприпустимо".

Бюджет цих зусиль слід визначати щорічно, хоча і з достатньою гнучкістю, щоб його можна було адаптувати щомісяця. МСП заздалегідь знає, коли, наприклад, відбудуться ярмарки, на які воно збирається відвідати того року, а отже, коли ця кількість зросте.

ї Що можна заплатити?

Перш ніж працівники вийдуть на вулицю, вони повинні чітко зрозуміти, на що і як вони можуть витратити гроші компанії. "Це також має бути дуже чітко визначено для керівників вищого рівня. У багатьох мікро-МСП ділові та особисті потреби занадто розмиті і вимагають від своїх компаній витрат, які не відповідають. Менеджери повинні припустити, що це не гроші, які виходять з їхніх кишень, оскільки, якщо щось піде не так, суддя може доручити їм арешт майна ", попереджає Жозе Мануель Гіл.

Фінансовий відділ повинен проводити зустрічі з усіма відповідними сферами

Тому дуже необхідна зустріч між фінансовим департаментом та відповідальними особами з підлеглими, яким відповідають за право витрачати гроші. Вони повинні обґрунтувати, чому ці люди мають це право, і зіставити його з календарем, що відображає місяці, в яких потреби будуть найвищими.

Ця зустріч також повинна підготувати документ, який конкретизує внутрішню політику: коли, як, де і в якій мірі. Це дозволить уникнути проблем з обробкою та суперечок між працівниками та відповідальними за затвердження цих витрат.

Ще одне рішення, яке потрібно прийняти заздалегідь, - яку формулу прийняти. "Дієти, якими зазвичай користуються працівники нижчих категорій, легше управляти та контролювати МСП, оскільки це фіксована сума", - говорить професор Deusto Business School. Однак він визнає, що встановлення закритої фігури іноді може призвести до того, що організація в кінцевому підсумку понесе більші витрати, ніж потрібно.

ї Скоротіть документи?

Управління всією документацією, породженою цією діяльністю, непросте. Це вимагає від спеціаліста адміністративного відділу (іноді виключно) перевірки рахунків-фактур, їх відправлення та здійснення платежів. Цей час також мають інвестувати працівники при заповненні звіту про витрати.

Комп’ютеризація квитків допомагає контролювати швидше та ефективніше

Щоб мінімізувати ці проблеми, МСП можуть вибрати комп'ютеризовані варіанти, які безпосередньо пов'язують оплату з їх ERP-системами. Одним із них є той, що пропонується компанією Sodexo через Business Pass - картку Visa, яка, крім дозволу оплати, формує повний рахунок-фактуру, який надсилається самій компанії в електронному вигляді.

Ті, хто вважає за краще не давати своїм співробітникам картки компанії, мають змогу комп’ютеризувати витрати на мобільні додатки. У цьому випадку необхідно сфотографувати квитки за допомогою мобільного телефону, і додаток витягне відповідні дані для обліку ПДВ.

"Завдяки автоматизації завдання, яке раніше виконувалось вручну, можна продуктивніше використовувати час, уникати помилок у звітах як від себе, так і від співробітників, а також отримати простий доступ до інформації", - підкреслює він Оєр Марігіл, співзасновник PaoPao Digital, який запустив додаток Sabbatic. Всі ці дані зберігаються на веб-сторінці, за якою можуть ознайомитись усі люди, залучені до управління та затвердження звіту про витрати.