Касова книга, книга рахунків або касовий апарат є однією з найважливіших допоміжних книг в бухгалтерському обліку підприємств. Будь то у вигляді одного документа або частіше у вигляді таблиці Excel, касова книга реєструє надходження та відтоку грошових коштів підприємств. Таким чином, наприкінці кожного фінансового року вони можуть не лише повідомляти про операції, здійснені прямим дебетом, переказом або кредитною карткою, а й готівкою.
Для безперебійного здійснення ці операції реєструються в касі або книзі рахунків, що дуже корисно. Перевага створення облікової книги в Excel і, отже, у цифровому форматі полягає в тому, що вона дозволяє легко реєструвати і компенсувати зареєстровані суми між собою, пропонуючи огляд фінансового стану компаній без необхідності вдаватися до складних розрахунки.
Наявність моделі касової книги, приклади якої є чимало в Інтернеті, приносить переваги МСП та самозайнятим особам при створенні касової книги. Нижче ми показуємо вам приклад касової книги в Excel і вказуємо всі важливі дані для її правильного заповнення, але спочатку ми повідомляємо вас про те, хто повинен здійснювати облік каси.
Хто повинен здійснювати облік каси?
Кожен підприємець повинен вести бухгалтерський облік готівки і, отже, дотримуватися принципу подвійного обліку, щоб представити баланс на кінець року всіх економічних операцій, здійснених в середовищі їх діяльності.
Відповідно до статті 2 Королівського указу 1514/2007 від 16 листопада, який затверджує Загальний план бухгалтерського обліку:
"Загальний план бухгалтерського обліку буде обов'язковим для всіх компаній, незалежно від їх юридичної, індивідуальної чи корпоративної форми, без шкоди для тих компаній, які можуть застосовувати Загальний план бухгалтерського обліку для малих та середніх підприємств (далі, також План загального бухгалтерського обліку для МСП).
Незважаючи на положення попереднього пункту, рух бухгалтерського обліку, включений до п'ятої частини Загального плану бухгалтерського обліку, та аспекти, що стосуються нумерації та найменування рахунків, включені до четвертої частини, не будуть обов'язковими, за винятком тих аспектів, які містять критерії реєстрації або оцінка ".
Отже, це положення не стосується самозайнятих. Незважаючи на те, що вони зобов'язані належним чином враховувати рахунки-фактури, які вони виписують і отримують кожного разу, коли вони виконують діяльність, вони не змушені вести бухгалтерський облік строго кажучи або керуватися Загальновизнаними принципами бухгалтерського обліку (GAAP або PGC.
У разі податкової перевірки, відсутність aкасова книга або наявність неповної книги рахунків може мати неприємні наслідки, що обертаються додатковим доходом до Казначейства, отже зручно заповнювати касові книги повним та зрозумілим способом.
На відміну від Інтернет-магазинів, платежі готівкою є ретроспективно важче записати, отже, постійне оновлення вхідних та вихідних платежів є вигідним для всіх компаній. Таким чином, касові книги служать інструментами для відстеження фінансового стану.
Завантажити зразок касової книги
Щоб створити власну касову книгу, у нашому Цифровому путівнику ви можете завантажити файл безкоштовний зразок книги рахунків у форматі Excel. Після цього ви можете почати розробляти облік своїх готівкових платежів. Нижче ми детально пояснюємо, яку інформацію містить шаблон касової книги та як її правильно заповнити. Щоб створити свою власну касову книгу, у нашому Цифровому путівнику ви можете завантажити безкоштовний зразок книги рахунків у форматі Excel. Після цього ви можете почати розробляти облік своїх готівкових платежів. Нижче ми детально пояснюємо, яку інформацію містить шаблон касової книги та як її правильно заповнити.
Касова книга в Excel
Шаблони касової книги для Excel
Інформація про зразки входів та виходів з каси
Коли наприкінці кожного фінансового року необхідно скласти звіт про прибутки та збитки, касові книги входять до складу база оподаткування будь-якої компанії. Таким чином, як і будь-яка інша комерційна книга, касова книга повинна реєструватися, мотивована принципами прозорість та доступність. Для їх гарантування є деякі обов’язкові дані, які повинен містити будь-який запис у касовій книзі.
Приклад касової книги в Excel, який ми пропонуємо, містить усі необхідні дані для правильного заповнення. Наступна інформація відображається в 6 колонках:
- номер ваучера касового чека
- дата угоди
- квитки в євро (повинен)
- Хвилі Відправлення в євро (мати)
- спостереження про операцію
- баланс (автоматично розраховується) усіх входів і виходів
Два додаткові поля з'являються в заголовку нашого шаблону касової книги, одне з яких потрібно включити назва вашої компанії а в іншому - період в якій ведеться касова книга. В кінці документа ви повинні зробити штамп фірма.
Обов’язково повинні входити і виходити, тобто як дебети, так і кредити бути задокументованими хронологічно і в цьому сенсі цілісність є фундаментальним аспектом. З цієї причини касова книга також включає, наприклад, придбання марок, яке зазвичай здійснюється готівкою. Однією з головних переваг книги облікових записів в Excel, яку ми представляємо вам, є те, що програма компенсує всі елементи між собою і автоматично пропонує поточний баланс.
Заповнення шаблону касової книги
Завантаживши шаблон касової книги або касового апарату, потрібно виконати такі дії:
Якщо значення неможливо прочитати (наприклад, коли було використано кілька коми), стовпець "Баланс" покаже Повідомлення про помилку #VALUE!. Виправте помилки, і після цього значення будуть правильно розраховані.
- У стовпці "Зауваження" збирається інформація про транзакції, наприклад, у формі розміщення тексту. Введіть усі платежі у шаблон касової книги не пізніше наступного дня.
- У нижньому правому куті таблиці показано сума вхідних та вихідних даних і загальний залишок. Перш ніж друкувати шаблон касової книги, перевірте правильність усіх значень, щоб можна було точно розрахувати остаточну суму. Це буде сприйнято як "Сума" у наступній касовій книзі.
- Завжди друкуйте книгу облікових записів наприкінці дня і перевірте, чи відображається в заголовку проміжок часу, протягом якого він включений. Підпишіть Y збережіть його в хронологічному порядку у своїх документах або також як документ PDF.
- Наступного дня ви можете використовувати те саме приклад збереженої касової книги щоб створити нову книгу облікових записів.
Як важлива інформація, дані, зібрані на касових рахунках, більше не можуть бути змінені пізніше. Це порушило б загальновизнані принципи бухгалтерського обліку (GAAP). Якщо була допущена помилка, її зміна повинна бути повідомлена іншій стороні разом із датою модифікації, щоб прозорість GAAP була очевидною. В цьому випадку недостатньо мати цифрову копію касової книги, Натомість, щоб забезпечити розуміння наступних змін, касова книга повинна бути передрукована, підписана та упорядкована хронологічно, щоб захистити всі принципи бухгалтерського обліку.
Цифровий путівник IONOS надає додаткову інформацію про касові книги або касові апарати та їх заповнення.
Будь ласка, враховуйте юридичне повідомлення, пов’язане з цією статтею.