Однією з основних причин, що пояснюють відсутність продуктивності, будь то робоча чи особиста, є неадекватне розставлення пріоритетів. Що є пріоритетом? Які завдання нам слід виконати в першу чергу, а які залишити на кінець тижня? Як розставити пріоритети? Що робити, якщо все терміново і важливо?

Матриця розстановки пріоритетів - це інструмент, який допомагає нам вирішити, що є найбільш терміновим, найважливішим та яким робочим маршрутом дотримуватися для своєчасного досягнення наших цілей, завдяки чисельному зважуванню ряду критеріїв.

Це може бути теоретичним визначенням. Але давайте подивимося, що насправді є пріоритетом, як використовувати цю матрицю пріоритетів проблем або таблицю пріоритетів, щоб адаптувати її до наших реальних потреб. Закінчити статтю альтернативами, доступними кожному, які також допоможуть нам досягти наших цілей.

ель-канасто

Що є пріоритетом?

Часто ми переживаємо часи, коли обсяг роботи може перевищити нас настільки, що ми в кінцевому підсумку заблоковані і виконуємо на рівні, набагато нижчому від наших реальних можливостей. Викликаючи у нас жорстоке розчарування.

Це може статися або через те, що ми не знаємо, що є справді пріоритетом, або тому, що, коли ми спланували завдання, які ми вважаємо пріоритетними, завжди виникають перебої з боку "термінових вогнегасників", які в підсумку спалюють наш календар.

Найкраще в цих випадках - шукати Баланс щоб знати, які завдання я повинен планувати, що я повинен скажи ні', і які заходи я повинен почати робити в той момент, навіть не плануючи їх. Навіть те, що краще делегат, ще один важливий аспект у нашій продуктивності праці, якщо це робиться правильно.

У цьому ж блозі Джерон Сангерс пояснює, що "пріоритети не повинні встановлюватися, а враховуватися", у дописі Як визначити пріоритети своїх завдань, коли все є терміновим і важливим?

Тож завдання є пріоритетом, коли це допомагає нам досягти загальної мети. Тож це важливо. Здійснювати це потрібно якомога швидше, оскільки від цього залежать інші види діяльності. Очікування, які також переслідують цю загальну мету.

У ці два критерії ми включаємо загальну перспективу як головний аспект для прийняття рішень. Не втрачаючи з виду нашу загальну, довгострокову мету. Виходячи з цього, кожна людина матиме власні приклади пріоритетів, не порушуючи, отже, будь-яке правило залежить від ідеальної ефективності.

Як скласти матрицю розстановки пріоритетів?

А на практиці, як розставити пріоритети на завдання? Матриця пріоритетності проектів може допомогти нам вирішити, які види діяльності є ключовими для нас, завдяки зважуванню, декомпозиції, аналізу та групуванню видів діяльності.

Мало хто з професіоналів сидить перед своїм списком завдань і витрачає хвилинку, щоб проаналізувати кожне з них, щоб проаналізувати та класифікувати діяльність. Час від часу ми повинні зупинятися і думати: "це завдання належить до цієї загальної діяльності, тому воно має рівень пріоритетності" X ", це інше відповідає такій групі видів діяльності, тому відповідно до нашого порядку пріоритету ми повинні класифікувати це з вагою "X".

Тому кроки, якими я рекомендую слідувати для складання матриці пріоритетів відповідно до наших потреб, є:

  1. Визначте загальні цілі вашого стратегічного плану.
  2. Створити перелік видів діяльності щоб допомогти вам досягти цих цілей.
  3. Він встановлює деякі параметри, що ідентифікують важливість кожної мети. У цьому прикладі цілі SEO або конверсії (бали від 1 до 10) важливіші, ніж цілі Інтернет та соціальних мереж (від 1 до 5).
  4. Об’єднайте їх!
  5. Останнім, складіть їх та визначте, які види діяльності є для вас найбільш важливими та пріоритетними.

У цьому випадку написання власного/стороннього контенту має вищий пріоритет, виходячи із загальних цілей, які ми переслідуємо, тому ми розміщуємо його у верхній частині нашого списку завдань. Потім було б Управління в соціальних мережах, а потім Розширити навчальний зміст.

Таким чином, ми завжди пам’ятаємо про те, що „що ми шукаємо?” „Що ми хочемо досягти?” Ну, давайте зосередимо свої зусилля на тій діяльності, яка допомагає нам її досягти.

Ця матриця могла б ідеально служити для того, щоб також здійснити пріоритетність ризиків якомога об’єктивніше, а також із матрицею пріоритетів проектів, яка допомогла б нам знати, як пріоритезувати проекти.

Порядок пріоритету за альтернативою Ейзенхауера

Популярна матриця Ейзенхауера за пріоритетними рівнями класифікується на:

  • Терміново - важливо
  • Терміново - не важливо
  • Не терміново - важливо
  • Не терміново - не важливо

У цій матриці, наданій менеджером проекту Sinnaps, ми можемо знайти кілька прикладів пріоритетів, дотримуючись цих чотирьох критеріїв. Крім того, ми можемо побачити, які наслідки має розміщення цього типу завдань у кожному квадранті.

Матриця Ейзенхауера

Порядок пріоритету за альтернативою Sinnaps

Існує ще один тип методу для визначення пріоритетів роботи. Саме вона безкоштовно використовує додаток для планування та управління Sinnaps.

Взаємозв'язки між діяльністю, а також встановлені терміни та їх тривалість підказують нам, який порядок завдань ми повинні виконувати, щоб прийти вчасно.

Найпростішим чином ми можемо спланувати і визначити пріоритети для нашого списку завдань. По-перше, ви можете скласти матрицю пріоритетів, у якій ви визначите завдання, які переслідують вашу загальну мету, а по-друге, ви плануєте та керуєте ними за допомогою цього інтуїтивного та простого у використанні інструменту.

Рада його діяльності базується на Канбані і показує заходи, які потрібно виконати, завершити, виконувати, а також ті, що не входять у строк. Крім того, у вас є календар для планування та управління не тільки видами діяльності, а й ресурсами та витратами.

Знання того, що є терміновим чи ні, може бути більш-менш простим через терміни та інші специфікації від клієнта, начальника чи інших зовнішніх агентів. Однак знання того, що важливо, вимагає з нашого боку трохи більше зусиль.

Матриця розстановки пріоритетів разом з іншими описаними альтернативами може допомогти нам її виявити, але саме ми повинні першими визначити наші реальні потреби. Чому ми встаємо щоранку і йдемо на роботу? Так, щоб мати прибуток в кінці місяця, але щоб досягти цього, що мені насправді потрібно?

Розкладіть, аналізуйте, групуйте діяльність відповідно до ваших основних цілей і плануйте їх;)

Директор з комунікацій та маркетингу в Sinnaps. Спеціаліст з цифрового маркетингу та контент-маркетингу.