Причиною номер один у впровадженні "Рішення" не є звичка щотижневого огляду. І рано чи пізно система, що не потребує обслуговування, перестане працювати ...

Без огляду, у вашій системі не вистачає перспективи. Без перегляду своїх проектів будуть теми, які не будуть просуватися вперед. Без перегляду список «коли-небудь» стає списком «Ніколи» ... Без перегляду ваша система стає все більш застарілою ...

Девід Аллен пропонує щотижневий огляд одинадцяти кроків 1, щоб отримати чисту, сучасну систему відповідно до вашої точки зору. На практиці все це вимагає безперервний сеанс концентрації протягом однієї або двох годин, майже неможливо досягти сталого розвитку в більшості професійних установ.

потрібно

Я працюю вдома і маю великий контроль над робочим середовищем. Тим не менше, мені завжди було важко забронювати ці дві години на тиждень. два

Атомний огляд

Краще, ніж просто не робити жодної редакції - і, отже, не реалізувати GTD - це змінити спосіб перегляду редакції та розбити її на менші частини.

Основна концепція полягає в тому вам доведеться часто перевіряти кожну частину вашої системи, але з моєї точки зору не обов’язково робити все це за один величезний сеанс. Я вважаю за краще розподіляти частини огляду протягом тижня. Кожен елемент вашої системи може мати власну частоту перегляду та свій час для цього. Я ставлюсь до кожного кроку Щотижневого огляду просто як до повторюваного завдання.

Огляд завдань

Наприклад, я призначаю частоту перегляду для кожного проекту 3, яка коливається від щоденної - у випадку курсу, який я повинен викладати цього тижня - до одного разу на місяць для проектів, які зараз зупинені наполовину. Щоранку під час ранкової програми я переглядаю від трьох до десяти проектів, що простіше зробити, ніж переглянути 60 проектів під час щотижневого огляду. Я роблю це таким чином, оскільки приблизно чотири роки тому я читав про цю техніку в блозі MacSparky.

Також перегляд решти компонентів регулюється власними частотами. Я створив завдання для перегляду кожного компонента - порядку денного, списку очікування, списку "не цього тижня" тощо. - зазвичай присвоюється псевдоконтексту або режиму "фокусування".

Думаючи, що можна зробити `` скидання '', щоб повернутися до системи, яка є повною та оновленою Це ілюзія. За дві години огляду світ продовжується. Напевно ви отримуєте кілька електронних листів під час чищення. Результатом є те, що наприкінці огляду ваша система вже застаріла. Тому я не знайшов жодної причини продовжувати виконувати щотижневі кроки огляду за один сеанс.

Так, вам доведеться переглянути компоненти вашої особистої системи продуктивності, але не ускладнюйте своє життя і робіть кожен крок окремо ...

Я не єдиний, хто перестав робити огляд від стіни до стіни. Кілька місяців тому Хосе Мігель Болівар поділився своїм способом поділу щотижневого огляду на менші огляди.

Як це працює на практиці

Подробиці оглядового завдання

У своїй системі я створив проект 4 під назвою «Постійне обслуговування виробничої системи». У цьому проекті я створив низку повторюваних завдань, кожна зі своєю частотою.

На зображенні ви можете побачити конфігурацію одного з таких завдань: 'Перевірте перспективу' Очікування '. Як бачите, завдання є частиною проекту «Постійне обслуговування виробничої системи» і призначається контексту «Фокус: Аналіз». Він також позначений помаранчевим прапором, що для мене означає, що це одне з найважливіших завдань і що я пообіцяв зробити це якомога швидше.

Найцікавіша частина - у розділі «Дати», де ви можете побачити, що завдання має дату початку, і що воно також налаштоване на повторну відстрочку через п’ять днів з моменту завершення завдання.

Нарешті, у примітках я включив посилання на безпосередньо відкриту перспективу 5, яке я повинен переглянути.

Пам'ятайте також, що до того, як я пояснив, як використовувати перспективу огляду проекту для перегляду деяких своїх активних проектів щодня.

Принципи важливіші за реалізацію

Кожна людина різна і має свої смаки та способи організації. Не існує універсального методу особистої продуктивності, який би працював на всіх.

Хоча метод Getting Things Done - це те, чим я особисто користувався протягом багатьох років, він не є досконалим. Я використовував GTD як основу для створення свого власного стилю організації, але щоразу, коли я щось міняв, я спочатку аналізував це визначити принцип, що лежить в основі.

У цій публікації я спробував пояснити одну із цих змін, видаливши щотижневий огляд, оскільки ця частина не працювала для мене. Принцип щотижневого огляду в Getting Things Done полягає в тому, що кожна машина або система потребує обслуговування. Мій спосіб підтримувати систему особистої продуктивності - це низка повторюваних завдань, що дотримуються основного принципу, але з більш спритна реалізація.

Поділіться своїм досвідом із щотижневим оглядом GTD

Ви також намагаєтесь робити щотижневий огляд Getting Things Done? Поділіться своїми проблемами або рішеннями у коментарях нижче.

Зображення в порядку і небо люб'язно надано Shutterstock

  1. Або навіть більше того, у тижні, коли ви також переглядаєте деякі вищі рівні перспективи. ↩︎
  2. Додатковою проблемою є те, що я не можу зробити зустріч із собою так серйозно, як побачення з іншими людьми. ↩︎
  3. Функція перегляду проекту - це найважливіша причина, через яку я використовую додаток OmniFocus. ↩︎
  4. Це насправді діяльність, оскільки це не те, що я можу зробити висновок, але термінологія, що використовується в моєму додатку, - це „проект”. ↩︎
  5. У OmniFocus перспектива - це спосіб візуалізації своїх завдань. Він складається з конфігурації списку завдань та серії фільтрів за проектом, контекстом, статусом завдання. ↩︎

Засновник Canasto, тренер і консультант-ремісник, що спеціалізується на поліпшенні роботи людей, робочих груп та організацій із використанням сучасних методів та інструментів для ефективності та співпраці.