Як спланувати мій робочий тиждень, щоб підвищити свою продуктивність, залишатися зосередженим і закінчувати те, що я пропоную? Якщо ви хочете оптимізувати свій час і навчитися краще керувати своїми проектами, ця стаття вас зацікавить.

Тоді я ділюсь з вами як мені організувати свій тиждень вести свій бізнес з маркетингового консалтингу та Академію творчих підприємців, обслуговувати своїх клієнтів і продовжувати насолоджуватися вільним часом на самоті, удвох, з родиною та друзями.

Зміст

Як спланувати свій робочий тиждень

робочий

Коли я почав дивуватися як спланувати свій робочий тиждень, Я шукав інформацію і пробував різні техніки: список завдань без дат, список завдань на кожен день, журнал маркерів ... поки не переконався, що найкраще користуватися Google Calendar і записувати найважливіші проекти, які були робити там.

Не усвідомлюючи цього, Я починав своєчасно блокувати.

Про цю техніку ми поговоримо далі в цій статті, але спочатку я хочу представити вам ключі, які змусили мене прекрасно знати, як спланувати свій тиждень, щоб отримати від цього максимум користі.

Чітко поставтеся до своїх цілей: чого ви хочете досягти

Спочатку, визначте свої середньо- та довгострокові цілі: Що ви хочете отримати? Де ти бачиш себе через п’ять років?

Якщо ваша мета відкрити власний бізнес але ви все ще не можете дозволити собі залишити свою роботу, щоб здійснити свою мрію, вам слід почати присвячувати деякі прогалини у своєму плануванні.

З іншого боку, якщо метою, яку ви поставили перед собою у своїй компанії, є подвоєння обороту за попередній рік, подумайте, що вам потрібно зробити для її досягнення.

Коли ми чітко усвідомлюємо свої цілі, ми вчимося визначати пріоритети, виходячи з них:

Чи сприяє це завдання моїй меті?

  • Так, тоді продовжуйте це.
  • Ні. Тоді перейдемо до чогось іншого.

Плануйте свою роботу, а також дозвілля

Загалом, ми схильні дуже добре організовувати свою роботу і про це забуваємо заплануйте дозвілля або наш власний особистий розвиток.

Поставте собі цілі, які змушують вас рости:

  • Хотіли б ви бути в тонусі, схуднути і почуватися сильними? Сплануйте свої вправи.
  • Ви хочете зменшити стрес і занепокоєння і відчувати гармонію з собою? Зробіть місце для медитації.
  • Ви завжди хотіли вивчити нову мову? Ви вже знаєте, до чого це торкається.

Якщо для вас важливо проводити час із партнером, зарезервуйте у календарі місце лише для вас двох. Зробіть це також для планів з друзями та родиною. І звичайно, не забувайте про себе. Додайте отвір, щоб піклуватися про себе і балувати себе. Ви цього заслуговуєте і вам це потрібно.

При плануванні ми повинні враховувати як роботу, так і роботу моменти відпочинку, дозвілля та розвитку особистості. Встановіть обмеження, позначте час обіду і не пропускайте його. Календар відповідає і повідомляє вас, коли настає час їсти.

Ви знаєте, що кожного ранку я встаю о 5 ранку. У моєму Google Календарі за замовчуванням додаються години сну з 22:00 до 5:00 (7 годин сну - це ідеальне число для мене).

Якщо одного разу у мене буде вечірня подія, наприклад, вечеря з друзями чи важлива гра для моєї футбольної команди (до речі, ФК «Севілья»), я просто повинен відкласти блок сну, щоб знати, коли я повинен вставати, якщо я хочу залишити ці 7 годин. Звідти я можу спланувати свої завдання на день.

Цінуйте свій час і навчіться говорити НІ

Звичайно, важливо це навчись цінувати свій час і говорити НІ при необхідності.

Відпочинок, дозвілля та час із собою настільки важливі, що саме з цієї причини їх потрібно планувати. Таким чином ми звільнимо для них місце в наших програмах та добре організуємо різні сфери нашого життя.

Хвилинка для кожного завдання та кожного завдання у свій час.

Чи всі ви зосереджені на проекті? Забороняйте переривання або телефонні дзвінки (або максимально зменшуйте їх).

Чи планували ви прокинутися рано наступного дня навчатись чи продовжувати писати книгу, яку ви хочете опублікувати? Скажіть «ні», пити це пиво з друзями напередодні ввечері. Будьте обережні, це не означає, що ви кидаєте їх, ви можете залишитися з ними в будь-який інший час.

Хто чогось хоче, йому щось коштує і великі цілі вимагають жертв. Ви знаєте, що вони говорять:

Підприємництво живе кілька років, тому що багато хто не хоче насолоджуватися рештою свого життя, як більшість не може.

Як спланувати свій тиждень? Чітко усвідомлюючи те, що я кажу ТАК, і я приділяю всю свою увагу, а також те, що я кажу НІ.

Почніть із знайомства з вами

Нарешті, коли я думав про те, як спланувати свій тиждень, я зрозумів, що технік було багато, але не всі вони були для мене. Обов’язково прагнути пізнавати один одного все краще і краще, тестуйте програми, інструменти та дії, поки не знайдемо метод, який найкраще нам підходить.

Наприклад, багато фахівців з підвищення продуктивності рекомендують починати з найнудливішого завдання, щоб позбутися його раніше і раніше скористайтеся нашою здатністю концентруватися перше, що вранці. Однак я відмовляюся їсти жабу:

Витратьте час на тестування, пізнайте себе і з’ясуйте, що вам підходить. Потроху ти будеш планувати свій тиждень все краще і краще.

Проведіть день, організовуючи свій тиждень

Як спланувати свій тиждень? Сидіть годину на тиждень перед своїм календарем, щотижневий планувальник або порядок денний.

Це робиться. Тут я міг би закінчити сьогоднішню статтю, але якщо ми з вами тут зараз, то це тому, що ми знаємо, що це не ТАК просто. Тоді виникають сумніви: коли я що роблю? Скільки годин я присвячую? Що робити, якщо я не маю часу? А як щодо непередбаченого?

Багато питань, на які я маю відповіді. Давайте підемо з ними:

Пріоритетно поставте свої завдання та розподіліть їх

найважливіші завдання з нашого списку є ті, що безпосередньо впливають на досягнення наших цілей:

Якщо я хочу видати книгу, я повинен її написати. Для цього мені потрібно буде розподілити час написання у своєму календарі. Якщо я дочекаюся, коли прийдуть музи, я ніколи не напишу і не опублікую це.

Враховуючи це, призначення пріоритетів повинно бути простим: високим - середнім - низьким.

Що трапляється, коли клієнт телефонує вам, кажучи, що їм терміново потрібен X, оскільки з ними трапився Y? Або якщо новий клієнт звертається до вас за консультаційною послугою, але потребує вас відвідати його ЗАРАЗ (і готовий заплатити ЩОБ ). Можливо, написання книги перестає мати високий пріоритет і переходить до середнього.

Пріоритети динамічні, контекст впливає на них. Те, що два тижні тому мало низький пріоритет, сьогодні має високий пріоритет, оскільки завтра день доставки.

Фактори, які слід враховувати при розподілі ваших завдань

  1. Термін
  2. Пріоритет відповідно до важливості
  3. Особиста енергія
  4. Доступний час
  5. Групування завдань

Починається з присвоєння пробілу термінові завдання, ті, які так чи так слід зробити на цьому тижні, і ваші важливі завдання. Якщо в попередні тижні ви добре планували, у вас буде все менше і менше термінових завдань.

Організуйте їх відповідно до вашої особистої енергії. Ось тут і з’являється порада навчитися пізнавати себе. Якщо ваша творча енергія тече краще вранці, спробуйте поставити такі завдання на перше місце вранці. Якщо після їжі ви відчуваєте концентрацію уваги, поставте завдання, які вимагають незначних розумових зусиль.

Скільки часу займає кожне завдання? Якщо вам потрібно кілька годин поспіль, щоб закінчити його, ви повинні залишити цілий ранок вільним, щоб закінчити його.

Що ще, рекомендується групувати завдання. Я поясню це краще, коли ми поговоримо про методи підвищення продуктивності трохи нижче.

Плануйте якомога заздалегідь

Якщо ви знаєте, що вам доведеться доставити статтю, майстер-клас, надіслати кілька фотографій або підготувати замовлення клієнта до такої дати ... чому б вам не записати це ЗАРАЗ у своєму календарі?

Тут ідеальним є те, що у вас є папка "Вхідні", де ви зберігаєте всі завдання, що виникають протягом дня. Перш ніж закінчити свій день, обробіть їх: надайте їм конкретний пріоритет, дайте їм кінцевий термін, щоб виконати їх, і заплануйте їх.

Я наводжу вам приклад. Регулярно я співпрацюю з Blogsterapp, публікуючи у своєму блозі статтю (подібно до цієї Як створити суперконтентний календар). Вони повідомляють мене приблизно за два місяці наперед, я пропоную тему, і вони говорять мені, коли їм це потрібно.

Що мені робити? Забудь мене, поки не настане дата, раптом я згадаю, поклав руки на голову, переживаю стрес і маю писати це поспіхом? Не .

У мене є два варіанти:

  • Залиште його вже написаним та підготовленим із сигналом для надсилання на відповідну дату.
  • Заплануйте це на день і час протягом цих двох місяців.

Як правило, я обираю другий варіант, тому що Мені подобається, щоб вміст був свіжим. Щодня я дізнаюся про нові речі, в будь-який момент з’являються оновлення в соціальних мережах, щомісяця я читаю кілька книг і вважаю за краще, щоб вся ця інформація була присутня в статті, яку я доставляю. Приблизно за 10 днів до дати доставки я готую її, і Сара, менеджер вмісту, може підтвердити, що я завжди приїжджаю вчасно 😉

Тому моя рекомендація така що ви плануєте якомога заздалегідь. І не залишайте це до останнього дня доставки: якщо в останню хвилину з’являються непередбачувані події або термінові завдання, це не допоможе, якщо ви це запланували.

Включає проактивні та реактивні завдання

Серед завдань, з якими нам доводиться стикатися щодня, ми знаходимо активні та реактивні завдання:

  • Є завдання ініціативний ті, які ми програмуємо, виходячи з наших цілей.
  • Реактивний це завдання, які ми не планували і які ми маємо вирішити протягом дня.

Прикладом реактивного завдання можуть бути телефонні дзвінки або електронні листи.

Як спланувати свій тиждень, маючи багато реактивних завдань?

Рішення для боротьби з ними є сплануйте ці види діяльності заздалегідь. Призначте один або кілька разів на день, щоб перевірити папку "Вхідні": наприклад, в середині ранку та в середині дня. Уникайте постійної перевірки електронної пошти та негайного реагування. Єдине, чого ви досягнете, - це відволіктися від решти завдань.

Трохи пізніше я дам вам кілька порад щодо подолання непередбаченого. Ми приїхали одразу.

Щоденний огляд наприкінці дня

Скільки всього може статися за один день! Не будемо говорити через п’ять.

Окрім планування тижня на конкретний день (наприклад, у неділю після обіду), раджу витратити трохи часу на огляд всього наприкінці кожного дня. Досить буде 5 або 10 хвилин.

Чого ми хочемо досягти цим щоденним оглядом?

  • Опрацюйте завдання, які були введені протягом дня.
  • Переплануйте те, що нам не вдалося закінчити.
  • Перегляньте, що нас чекає на наступний день.

Повірте, це допоможе вам закінчити день з відчуттям, що все під контролем, ви від’єднаєтесь і почуєтеся краще.

Будьте терплячі зі своїми оцінками часу

Навчіться як спланувати свій тиждень більш продуктивним Це не те, що ви досягли за одну ніч. Є багато років спроб і помилок, читання та досліджень, щоб вдосконалити свій метод.

Не впадайте у відчай. Це не займе у вас так багато часу, тому я розбиваю це тут.

Одна з речей, яка мені найбільше коштувала, - це отримати правильну оцінку часу що кожне завдання бере мене. Є деякі з них, якими я керую, бо часто роблю їх. Наприклад, підготувати вміст моїх соціальних мереж.

Однак я втратив зір із тих, з ким стикаюся вперше або що роблю раз на X місяців.

Крім того, давайте будемо чесними із собою. Ми завжди думаємо, що зможемо закінчити швидше, ніж насправді. Ми віримо, що завжди будемо на 100%, а це неможливо. Ми не машини, у нас будуть дні спаду, низька концентрація уваги, головні болі чи різні непередбачені події.

Я знайшов два рішення:

  • Я завжди призначаю на 20% більше, ніж я спочатку думаю.
  • Я звільнився у п’ятницю вранці.

Якщо я думаю, що це буде через годину, я даю собі годину і 15 хвилин. Через 3 години? Зробіть це 3 години 40 хвилин.

І як я вже казав вам у підзаголовку: запасіться терпінням .

Почніть із створення календаря з кількома завданнями, приділіть собі більше часу, ніж вам потрібно, і налаштуйте.

3 методи підвищення вашої продуктивності

Є три методи продуктивності, на яких заснований мій метод, щоб краще планувати і робити більше за менший час:

  1. Блокування часу
  2. Згруповані завдання
  3. Помодоро 50-10

Завдяки їм я краще організовую себе, максимально використовую свою розумову енергію і зберігаю свою концентрацію. Як спланувати свій тиждень з ними? Ми побачимо їх по одному:

Блокування часу

Знову ж таки, якщо ви запитаєте мене ... Як я можу спланувати свій робочий тиждень щоб досягти більшого?... Моя відповідь буде: За допомогою Блокування часу за допомогою Google Календаря.

І там ми могли залишити статтю.

я використовую Google Calendar для організації завдань мого тижня і призначити їм час запуску. Це дозволяє мені постійно знати, що мені робити, не зайнявшись розумом тим, що буде далі.

Завдяки Блокуванню часу я можу легко планувати свою роботу, відпочинок та дозвілля, негайно подивіться, які прогалини у мене є вільними, і переплануйте, просто перетягнувши завдання.

Усі завдання стають призначеннями, і тому їх не уникнути.

Згруповані завдання

Пробували згрупуйте всі подібні завдання в одне (а потім я призначаю часовий інтервал у Календарі Google). Наприклад, коли я записую відео, мені потрібно:

  • Підготуйте студійне освітлення
  • Розташуйте камеру та встановіть план
  • Підключіть мікрофон
  • Розчешіть мені волосся і зробіть макіяж

І перш за все, мені потрібно бути на 100% зосередженим, щоб виходили потрібні слова. Я ніколи не використовую сценарії для своїх відео на YouTube, лише кілька приміток із тим, що я хочу сказати; Я їх використовую для комерційних відео, де я більше працюю над текстом, копірайтингом.

Максимальний рівень концентрації та красномовства я отримую після запису першого відео.

Що я роблю? Чи зупиняюся я тоді, і ми повертаємось наступного тижня, щоб все підготувати, зосередитись, сконцентруватися, помилитися, повторити фрази тощо? Абсолютно.

Я знімаю кілька відео поспіль, і я використовую той факт, що я перебуваю в районі, щоб дати найкраще від себе в кожному відео. У першому я завжди помиляюся, і тому мені потрібно більше часу. Останньому мені вдається це робити практично часто, не зупиняючись і за кілька хвилин.

Згрупуйте всі завдання, які ви можете придумати:

  • Створення контенту для соціальних мереж.
  • Креативний дизайн.
  • Ретушування фотографій.
  • Завантажте рахунки-фактури на платформу вашого агентства.
  • Відповідайте на електронні листи.
  • ...

Помодоро 50-10

Нарешті, ця техніка більше стосується виконання, ніж планування мого тижня, але вона нам допоможе вчасно закінчити домашнє завдання і уникайте небажаних зволікань.

Я використовую розширення Google Chrome під назвою Marinara.

Я налаштував його на працюйте 50 хвилин поспіль і відпочивайте 10. Тож я змушую себе зупинитися, розтягнути ноги та руки, трохи поворухнутися, наповнити склянку води і повернутися зі своєю здатністю зосереджуватися зарядженою.

Якщо ви будете працювати 3 години поспіль, не зупиняючись, ви будете гірше працювати, відчуватимете більшу втому і концентрація знизиться. Спробуйте зупинятися кожні 50 хвилин і розповідати мені, як справи.

Як передбачити непередбачене

Я не хотів закінчувати цю статтю, не кажучи про страшні непередбачувані події. Як спланувати свій тиждень? Залишаючи місце і для них. Я розповім вам про дві техніки, які працювали в мене:

Керуйте дзвінками та надзвичайними ситуаціями

Як я вже згадував раніше, я призначив у своєму календарі час розмов по телефону, відповіді на миттєві повідомлення та відповіді на електронну пошту.

Я залишаю мобільний в іншій кімнаті поки я працюю зосереджено. Якщо вони мені телефонують, я навіть не знаю, але я передзвонюю через ті 10 хвилин відпочинку перед комп’ютером або в призначений час.

В більшості випадків, терміновості не такі і можуть зачекати поки я не буду вільний відвідувати їх. Тож я можу приділити вам свою 100% увагу. Як тільки терміновість стане відомою, я шукаю пробіл і вирішую, чи потрібно перепланувати календар.

Що робити, якщо трапляються непередбачені події? Скажімо, наприклад, Інтернет працює погано, або що того дня я прокидаюся з жахливою мігренню (з мого початку я страждаю все рідше і рідше, але вони все ще супроводжують мене у випадкові вільні дні).

Якщо є непередбачені, я перепланую. Я намагаюся залишити в календарі деякі діри, щоб не допустити непередбаченого.

А якщо таких немає, що я роблю з цими дірками?

  • Я переходжу до свого списку справ і вибираю короткі завдання
  • Я виконую наступне завдання, яке я запланував
  • Я відпочиваю і читаю книгу

Як спланувати свій тиждень без стресу: секрет вільного ранку

На завершення я хочу поділитися з вами трюком, який мені дуже погодився, щоб звільнити свій тиждень і відмовитися від стресу: це секрет вихідного дня. Я кажу вам:

Сподіваюся, цей посібник із суперпланування буде корисним для вас, щоб ви краще почали планувати свій тиждень і збільшували свою продуктивність за допомогою нього. Скажіть мені в коментарях, що вам найскладніше при організації своїх завдань?